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Erstellen Sie in wenigen Sekunden die telefonische Begrüßungsansage für Ihre Apotheke mit KI-Stimme
Was umfasst Ihr Telefonempfang?
4 Situationen bei der telefonischen Kundenbetreuung spezifisch in der Apotheke
Eine Apotheke erhält täglich Dutzende von Anrufen. Die Situationen, die eine präzise telefonische Betreuung erfordern, unterscheiden sich stark von denen eines gewöhnlichen Unternehmens.
Das Team ist gerade im Regal oder mit der Vorbereitung beschäftigt
Ob Sie gerade am Schalter im Einsatz sind oder ein Rezept vorbereiten – Sie können einfach nicht ans Telefon gehen. Ihr Telefonempfang muss den Patienten sofort an die richtige Stelle weiterleiten.
Die Apotheke ist geschlossen: Notdienstapotheke
Nachts, sonntags und an Feiertagen: Ihr telefonischer Dienst muss die diensthabende Apotheke in der Region angeben. Diese Information ändert sich jede Woche und muss auf dem neuesten Stand gehalten werden.
Die Öffnungszeiten variieren je nach Saison
Sommer, Schulferien, Feiertage: Die Öffnungszeiten einer Apotheke ändern sich regelmäßig. Ein telefonischer Kundenservice, der veraltete Öffnungszeiten angibt, kostet den Patienten Zeit und schadet dem Image der Apotheke.
Verlängerung der Verordnung und Verfügbarkeit
Viele Patienten rufen an, um zu erfahren, ob ein Medikament vorrätig ist, oder um ein Rezept zu verlängern. Ihre Telefonzentrale kann sie an die richtige Stelle weiterleiten, ohne dass sie mit einem Apotheker sprechen müssen.
Besprechung, Erfassung, Lieferung, Installation. Mehrere Tage Wartezeit und zusätzliche Kosten bei jeder Änderung.
Sie erstellen die Audiodatei in wenigen Sekunden. Ihr Installateur erhält sie direkt.
Gestalten Sie Ihren Telefonempfang für Apotheke
Mit Voconix, und schon verwandeln Sie mit nur wenigen Klicks eine leere Seite in eine professionelle Audiodatei – ganz ohne Studio und ohne Techniker.
Verfassen Sie Ihren Text
Freitext oder vorgefertigte Vorlage für Apotheken. Öffnungszeiten, Notdienst, verfügbare Dienstleistungen.
Musik hinzufügen
Über 10.000 Musikstücke: kommerzielle oder SACEM-lizenzfreie Titel. Automatische Abmischung.
Bitte leiten Sie dies an den Installateur weiter
MP3- oder WAV-Datei, die automatisch an Ihren Telefoninstallateur gesendet wird.
Schritt 5/6: Auswahl der Musik aus 10.000 lizenzfreien Titeln
Audiodateien zur Einreichung bereit auf Ihrer Telefonanlage
Die von Voconix sind mit allen in Apotheken verwendeten Telefonsystemen kompatibel, ohne dass eine Umstellung erforderlich ist.
Audioformate
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Kompatibel mit allen IP-Telefonanlagen und Telefonzentralen für Apotheken. Normalisierte Lautstärke bei jeder Datei.
Direktlieferung
Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Telefoninstallateurs in Voconix damit er die Datei automatisch erhält, bereit zum Hochladen auf Ihre Telefonzentrale.
Gespeicherte Aussprachen
Der Name Ihrer Apotheke, eines Medikaments oder einer Marke, der schwer auszusprechen ist, wird ein für alle Mal gespeichert in Voconix. Alle Ihre zukünftigen Nachrichten verwenden dieselbe Aussprache.
Was Ihre Kunden empfinden, wenn sie in Ihrer Apotheke anrufen
Eine Apotheke erhält durchschnittlich zwischen 30 und 80 Anrufe pro Tag. Ein Großteil davon betrifft einfache Anfragen: die Verfügbarkeit eines Medikaments prüfen, ein Rezept verlängern, die Öffnungszeiten erfragen oder die Notdienstapotheke ausfindig machen. Das sind Anrufe, für die kein Apotheker benötigt wird, die aber das Team am Schalter in Anspruch nehmen. Ein gut durchdachtes Telefon-Empfangssystem filtert diese Anfragen heraus und schafft so Zeit für die Patienten, die gerade in der Apotheke sind.
Wenn ein Kunde anruft und auf eine allgemeine oder veraltete Ansage stößt, legt er auf. Er ruft dann die konkurrierende Apotheke in der Nachbarschaft an. Voconix ermöglicht es Ihnen, eine individuelle Telefonansage zu erstellen, die innerhalb weniger Sekunden aktualisiert und direkt an Ihren Telefonanbieter übermittelt wird.
Die Besonderheiten der telefonischen Kundenbetreuung in der Apotheke
Die Notdienstapotheke
Dies ist die für Apotheken spezifischste Verpflichtung. Nachts, sonntags und an Feiertagen muss Ihr Anrufbeantworter die diensthabende Apotheke des Bezirks mit deren Adresse und Telefonnummer angeben. Diese Informationen ändern sich wöchentlich entsprechend dem von der ARS festgelegten Dienstplan. Sie müssen auf dem neuesten Stand gehalten werden, was eine häufige Aktualisierung Ihrer Ansage erfordert.
Die Weichenstellung für die richtigen Dienstleistungen
Eine Apotheke bietet zahlreiche Dienstleistungen an, die über die Abgabe von Medikamenten hinausgehen: Orthopädieabteilung, Labor für individuelle Arzneimittelzubereitungen, „Click-and-Collect“, Hauszustellung, Beratungsbereich. Ihr telefonischer Kundenservice kann Kunden direkt an den richtigen Ansprechpartner oder den richtigen Kanal weiterleiten, ohne das Team am Schalter zu beanspruchen.
Die Vertraulichkeit der bereitgestellten Informationen
Eine telefonische Begrüßungsansage einer Apotheke darf niemals die Verfügbarkeit eines bestimmten Arzneimittels für einen namentlich genannten Patienten bestätigen oder dementieren. Die berufliche Schweigepflicht gilt für die Apotheke ebenso wie für jede andere Gesundheitseinrichtung. Allgemeine Informationen zu Öffnungszeiten oder Dienstleistungen dürfen hingegen ohne Weiteres weitergegeben werden.
Sechs Skripte für den telefonischen Empfang in Apotheken
Diese Vorlagen decken die sechs häufigsten Situationen in der Apotheke ab. Sie können direkt verwendet werden auf voconix.de.
Die Leitung ist zu den Stoßzeiten besetzt
Geschlossene Apotheke mit Angabe des Bereitschaftsdienstes
Sonntags geschlossen
Jahresurlaub und Sommerpause
Empfang mit Weitervermittlung an die zuständigen Stellen
Informationsmeldung mit Neuigkeiten
Erstellen Sie in wenigen Sekunden die Audiodatei für Ihren Apotheken-Anrufbeantworter.
Erste telefonische Begrüßungsnachricht völlig kostenlos, ohne Kreditkarte.
Praktische Tipps
Bewährte Praktiken im Empfangsbereich telefonische Beratung in der Apotheke
Sechs konkrete Tipps für einen vertrauenswürdigen telefonischen Kundenservice in Ihrer Apotheke, der Ihre Kunden effektiv berät.
Aktualisieren Sie die Notdienstapotheke jede Woche
Der Bereitschaftsdienstplan ändert sich wöchentlich entsprechend den Entscheidungen der ARS Ihres Bezirks. Ihr Telefon-Empfangsservice muss die richtige Notdienstapotheke und deren Telefonnummer angeben. Mit Voconix, diese Aktualisierung dauert über Ihr Konto nur wenige Sekunden.
Beschränken Sie Ihre Nachricht auf 25 Sekunden
Ein Kunde, der um 22 Uhr nach der Notdienstapotheke sucht, hat keine Zeit, sich eine lange Ansage anzuhören. Der ideale Ablauf: Angabe der Apotheke, Öffnungszeiten, Informationen zum Notdienst, alternative Kontaktmöglichkeiten. Jedes Wort muss sinnvoll sein.
Bestätigen Sie niemals die Verfügbarkeit eines Medikaments namentlich
Es gilt die berufliche Schweigepflicht. Am Telefon darf nicht bestätigt werden, dass ein bestimmtes Medikament für einen namentlich genannten Patienten vorrätig ist. Bitten Sie die Kunden, bei individuellen Fragen während der Öffnungszeiten erneut anzurufen.
Wählen Sie eine herzliche und zugängliche Stimme
Die Apotheke ist ein Ort der Gesundheit, aber auch der Nähe. Eine herzliche und klare Stimme vermittelt den Eindruck eines Teams, das immer für seine Kunden da ist und ihnen aufmerksam zuhört. Voconix bietet 25 Stimmen, die Sie direkt in Ihrem Text ausprobieren können.
Entscheiden Sie sich für ruhige Musik, die nicht zu steril wirkt
Vermeiden Sie Musik, die zu medizinisch oder zu institutionell wirkt. Sanfte und positive Musik vermittelt ein modernes und einladendes Image Ihrer Apotheke. Der Voconix-Katalog enthält auf Gesundheitsgeschäfte zugeschnittene Playlists, die SACEM-lizenzfrei sind.
Hören Sie sich das an und testen Sie es, bevor Sie es an den Installateur weiterleiten
Was schriftlich klar ist, ist mündlich nicht immer eindeutig, insbesondere bei Medikamentennamen oder Adressen. Hören Sie sich Ihre Nachricht vollständig an, bevor Sie sie versenden. Überprüfen Sie die Aussprache jedes Begriffs, der für Ihre Apotheke spezifisch ist.
Telefonische Erreichbarkeit nach Tätigkeitsbereichen
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen und Abläufe. Wählen Sie Ihren Tätigkeitsbereich aus.
Ergänzen Sie die Sprachkommunikation Ihres Apotheke
Vorab-Anruf in der Apotheke
Der erste Ton, den Ihre Kunden hören, bevor sie mit Ihrem Team verbunden werden. Schaffen Sie schon beim ersten Klingeln eine herzliche und vertrauenerweckende Atmosphäre.
Aktualisierung der Notdienstapotheke
Die Notdienstapotheke wechselt jede Woche. Aktualisieren Sie Ihren Telefonansagetext umgehend mit der richtigen Nummer und Adresse.
Verwalten Sie alle Ihre Apothekenmitteilungen
Standard-Empfang, Apothekenbetreuung, Sommerpause, Neuigkeiten zum Service: Zentralisieren Sie die gesamte Telefonkommunikation Ihrer Apotheke an einem einzigen Ort – bei Voconix.
Anrufbeantworter von Unternehmen
Auch wenn sie geschlossen ist, können Sie kommunizieren (Öffnungszeiten, Anlaufstellen ...), ohne zwangsläufig eine Nachricht zu hinterlegen.
Neuer Apotheker oder Apothekenassistent
Verfassen Sie die Nachricht für das neue Teammitglied umgehend und passen Sie dabei den Stil und den Ton an den Rest der Apotheke an.
Finden Sie Ihre alten Nachrichten wieder
Schichtwechsel, neuer Dienst, geänderte Schließzeiten: Finden Sie alle Ihre früheren Begrüßungsnachrichten im Voconix-Verlauf wieder und verwenden Sie sie erneut.
IVR-System für Apotheken
Leiten Sie Ihre Kunden direkt über Ihr Sprachmenü zur Orthopädieabteilung, zur Online-Bestellung, zum Rezeptlabor oder zum Apotheker weiter.
Voicemail der Apotheke
Zu Stoßzeiten oder während der Vorbereitungen: Geben Sie Ihren Kunden deutlich an, wann sie sich erneut melden können und welche Alternativen ihnen zur Verfügung stehen.
100% – ein eigenständiges System für Ihre Apotheke
Wählen Sie die Stimme, die Musik und den Text aus und erstellen Sie dann sofort Ihre Telefonansage für die Apotheke – ganz ohne Tonstudio.
Die Preise
Frei
84 € /Jahr
(10.000 Titel)
180€ /Jahr
/Jahr
Eine Frage?
FAQ: Apotheke
Durchsuchen Sie die FAQs und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Muss die Notdienstapotheke bei der telefonischen Begrüßung unbedingt erwähnt werden?
Das ist eine berufsethische Verpflichtung. Wenn Ihre Apotheke geschlossen ist, muss Ihr Anrufbeantworter den Kunden darüber informieren, wie sie an Notfallmedikamente gelangen können. Die diensthabende Apotheke in Ihrer Region muss mit ihrer Telefonnummer in Ihrer Ansage außerhalb der Öffnungszeiten angegeben werden. Diese Information ändert sich wöchentlich entsprechend dem Dienstplan Ihrer ARS.
Kann man am Telefon Auskunft über die Verfügbarkeit eines Medikaments geben?
Nein. Ein telefonischer Anruf darf weder bestätigen noch dementieren, ob ein Medikament für einen namentlich genannten Patienten vorrätig ist. Für die Apotheke gilt die berufliche Schweigepflicht. In Ihrer Ansage können Sie jedoch auf die allgemein verfügbaren Dienstleistungen hinweisen und den Kunden bitten, während der Öffnungszeiten erneut anzurufen.
Wie lange sollte die telefonische Beratung in einer Apotheke dauern?
Maximal 25 Sekunden. Ein Kunde, der in einem Notfall nach einer Notdienstapotheke sucht, hat keine Zeit zu verlieren. Die ideale Reihenfolge: Angabe der Apotheke, Öffnungszeiten, Hinweis auf den Notdienst, falls geschlossen, alternative Kontaktmöglichkeit.
Sollte die Nachricht je nach Tag und Uhrzeit unterschiedlich sein?
Ja. Die geöffnete Apotheke, die Apotheke außerhalb der Öffnungszeiten und die Notdienstapotheke sind drei Situationen, die jeweils eine eigene Botschaft erfordern. Mit Voconix, die Erstellung jeder dieser Nachrichten dauert einige Sekunden.
Wie kündigt man eine Sommerpause oder einen Urlaub an?
Geben Sie die Schließungsdaten, die Apotheke, die den Dienst übernimmt, sowie deren Telefonnummer an. Beispiel: «Unsere Apotheke ist vom [Datum] bis zum [Datum] wegen Urlaubs geschlossen. Die Apotheke [Name] gewährleistet den Notdienst unter der Nummer [Nummer].» Diese Meldung muss am Tag vor der Schließung aktualisiert werden.
Welche Stimme eignet sich für den telefonischen Kundenservice einer Apotheke?
Eine warme und klare Frauenstimme, die Nähe und Professionalität vermittelt. Die Apotheke ist ein Ort der Gesundheitsversorgung und der Beratung vor Ort: Die Stimme muss diese Dualität widerspiegeln. Voconix schlägt vor 25 testbare Stimmen direkt in Ihren Text.
Welche Wartemusik eignet sich für eine Apotheke?
Sanfte und positive Musik, die weder zu klinisch noch zu medizinisch wirkt. Vermeiden Sie zu strenge Klänge, die die Angst eines Kunden verstärken könnten, der auf eine Antwort bezüglich seiner Gesundheit wartet. Der Voconix-Katalog enthält auf Gesundheitseinrichtungen zugeschnittene Playlists, die SACEM-lizenzfrei sind.
Wie lässt sich die telefonische Kundenbetreuung in Spitzenzeiten bewältigen?
Zu Stoßzeiten ist Ihr Team am Schalter beschäftigt und kann keine Anrufe entgegennehmen. Ihr telefonischer Kundenservice sollte dies deutlich kommunizieren, einen realistischen Rückrufzeitpunkt nennen und eine Alternative anbieten: Website, E-Mail-Adresse, Online-Bestellkanal. Das mindert Frustrationen und reduziert wiederholte Anrufe.
Wie richte ich mit Voconix einen telefonischen Empfang für eine Apotheke ein?
Verfassen Sie Ihren Text auf voconix.de Oder wählen Sie eine vorgefertigte Vorlage für Apotheken aus, wählen Sie eine Stimme und eine Musik aus dem Katalog aus und erstellen Sie die Audiodatei mit einem Klick. Die Datei steht sofort im MP3- und WAV-Format zur Verfügung. Ihr Installateur erhält sie automatisch über den Voconix-Direktversand. Die erste Nachricht ist kostenlos.
Wie viel kostet die Einrichtung eines Telefonempfangs für Apotheken mit Voconix?
Die erste telefonische Begrüßungsansage ist völlig kostenlos unter voconix.de, ohne Kreditkarte. Für Apotheken gibt es passende Angebote ab 5 € (ohne MwSt.) pro Monat. Informieren Sie sich Unsere Preise für weitere Informationen zu den Paketen.
