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Erstellen Sie in wenigen Sekunden die telefonische Begrüßungsansage für Ihre Steuerberatungskanzlei mit KI-Stimme
Was umfasst Ihr Telefonempfang?
4 Situationen bei der telefonischen Kundenbetreuung spezifisch bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erlebt sowohl Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen als auch ruhige Phasen. Ihr telefonischer Kundenservice muss sich an diese ganz besonderen Rhythmen anpassen.
Das Steuerjahr und die Bilanzstichtage
Im Mai und Juni, wenn der Geschäftsjahresabschluss und die Einreichung der Steuerunterlagen anstehen, ist das Team voll ausgelastet. In Ihrer telefonischen Ansage sollten Sie auf diese Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen hinweisen und die zu erwartende Wartezeit bis zum Rückruf angeben.
Ein Kunde hat einen dringenden Buchhaltungs- oder Steuerfall
Steuerprüfung, Nachforderung, Antrag auf Zahlungsaufschub: In bestimmten Situationen ist eine schnelle Reaktion erforderlich. Ihr telefonischer Empfangsservice sollte darauf hinweisen, wie man die Kanzlei außerhalb der üblichen Geschäftszeiten erreichen kann.
Die Praxis ist wegen Fortbildung oder Urlaub geschlossen
Für Wirtschaftsprüfer ist die berufliche Fortbildung verpflichtend. Urlaub, Seminare, Dienstreisen: In Ihrem Telefonansage sollten Sie das Datum der Rückkehr und den Notfallkontakt angeben.
Ein neuer Kunde sucht einen Wirtschaftsprüfer
Ein potenzieller Kunde, der auf eine allgemeine Ansage stößt oder keine klare Rückrufzeit angibt, wird die nächste Kanzlei anrufen. Ihr telefonischer Empfang ist oft der erste Kontakt mit Ihren Kunden.
Besprechung, Erfassung, Lieferung, Installation. Mehrere Tage Wartezeit und zusätzliche Kosten bei jeder Änderung.
Sie erstellen die Audiodatei in wenigen Sekunden. Ihr Installateur erhält sie direkt.
Gestalten Sie den telefonischen Empfang Ihres Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Mit Voconix, und schon verwandeln Sie mit nur wenigen Klicks eine leere Seite in eine professionelle Audiodatei – ganz ohne Studio und ohne Techniker.
Verfassen Sie Ihren Text
Freitext oder vorgefertigte Vorlage für eine Steuerberatungskanzlei. Steuerzeiträume, Erreichbarkeit, Notfälle, Kontaktdaten.
Wählen Sie Ihre Stimme
Unter 5 Sprachen, testbare KI-Stimmen auf Ihren Text und die verfügbaren menschlichen Stimmen.
Musik hinzufügen
Über 10.000 Musikstücke: kommerzielle oder SACEM-lizenzfreie Titel. Automatische Abmischung.
Bitte leiten Sie dies an den Installateur weiter
MP3- oder WAV-Datei, die automatisch an Ihren Telefoninstallateur gesendet wird.
Schritt 5/6: Auswahl der Musik aus 10.000 lizenzfreien Titeln
Audiodateien zur Einreichung bereit über Ihre Telefonzentrale
Die von Voconix sind mit allen in Wirtschaftsprüfungskanzleien verwendeten Telefonsystemen kompatibel, ohne dass eine Umstellung erforderlich ist.
Audioformate
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Kompatibel mit allen IP-Telefonanlagen und Telefonzentralen. Normalisierte Lautstärke für jede Datei.
Direktlieferung
Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Installateurs in Voconix damit er die Datei automatisch erhält, bereit zum Hochladen auf Ihre Telefonzentrale. Mehr erfahren
Gespeicherte Aussprachen
Der Name der Kanzlei oder eines Partners, der schwer auszusprechen ist, wird einmalig gespeichert in Voconix und in all Ihren zukünftigen Telefonansagen wiederverwendet werden.
Der telefonische Kundenservice einer Wirtschaftsprüfungskanzlei richtet sich nach dem Ablauf des Geschäftsjahres
Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft arbeitet nicht das ganze Jahr über im gleichen Rhythmus. Die Zeit der Steuererklärungen im Mai und Juni, die Jahresabschlüsse zum Jahresende, die Quartalsbilanzen: All dies sind Zeitpunkte, an denen das Team voll ausgelastet ist und eingehende Anrufe nicht immer sofort bearbeitet werden können.
Ihre telefonische Begrüßung sollte diese Situation widerspiegeln. Eine an die aktuelle Situation angepasste Ansage beruhigt Ihre bestehenden Kunden und vermittelt neuen Interessenten einen professionellen Eindruck. Mit Voconix, können Sie diese Audiodatei in wenigen Sekunden über Ihr Konto erstellen und aktualisieren.
Die Besonderheiten der telefonischen Kundenbetreuung in einer Wirtschaftsprüfungskanzlei
Der Schutz von Finanzdaten
Genauso wie der Rechtsanwalt der beruflichen Schweigepflicht unterliegt, ist auch der Wirtschaftsprüfer zur Steuergeheimniswahrung verpflichtet. Ihre telefonische Begrüßung darf keinerlei Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf Kunden oder buchhalterische und steuerliche Sachverhalte zulassen. Ein sachlicher und formeller Ton ist angebracht.
Bewältigung von Arbeitsspitzen
In Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen sollten Ihre Kunden verstehen, warum die Wartezeiten beim Rückruf länger sind als üblich. Eine Begrüßungsansage, in der ausdrücklich auf die laufende Steuerperiode hingewiesen wird, beruhigt Ihre Kunden und reduziert die Anzahl der Wiederholungsanrufe.
Die Vielzahl der Ansprechpartner
Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kann mehrere Mitarbeiter und Partner beschäftigen, von denen jeder unterschiedliche Kunden betreut. Ein interaktives Sprachmenü (IVR) oder individuell auf den jeweiligen Ansprechpartner zugeschnittene Ansagen ermöglichen es, Anrufe direkt weiterzuleiten, ohne dass das Sekretariat eingeschaltet werden muss.
Sechs Skripte für die telefonische Begrüßung in einer Steuerberatungskanzlei
Erstellen Sie in wenigen Sekunden die Audiodatei für Ihren Telefonansagetext für Ihre Steuerberatungskanzlei.
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos, ganz ohne Kreditkarte.
Praktische Tipps
Bewährte Praktiken im Empfangsbereich Telefonat in einer Wirtschaftsprüfungskanzlei
Sechs konkrete Tipps für einen telefonischen Kundenservice im Buchhaltungsbereich, der Ihre Kunden beruhigt und sich an den Rhythmus des Geschäftsjahres anpasst.
Passen Sie Ihre Botschaft an die jeweilige Jahreszeit an
Während der Steuerperiode beruhigt eine Nachricht, in der ausdrücklich auf die derzeitige Arbeitsbelastung hingewiesen wird, Ihre Kunden und reduziert wiederholte Anrufe. Mit Voconix, können Sie innerhalb weniger Sekunden von einer Standardnachricht zu einer Nachricht für den Steuerzeitraum wechseln.
Geben Sie immer einen alternativen Kontaktkanal an
Wenn das Team gerade mit Zaunarbeiten beschäftigt ist, können Kunden über eine Kontakt-E-Mail-Adresse in Ihrem Telefonmenü ihre Anfrage senden, ohne auf einen Rückruf warten zu müssen. Das verringert Frustrationen und gewährleistet die Bearbeitung aller Anfragen.
Passen Sie die Nachrichten für jeden Mitarbeiter individuell an
Jeder Kunde hat seinen festen Ansprechpartner. Individuell gestaltete Begrüßungsansagen pro Mitarbeiter oder Partner leiten Anrufe direkt weiter, ohne dass sie über das Sekretariat laufen. Voconix fasst alle diese Nachrichten in einem einzigen Konto zusammen.
Geben Sie eine realistische Frist für die Rückmeldung an
Eine vage Angabe der Rückruffrist sorgt für Unsicherheit. Geben Sie eine genaue Frist an und halten Sie diese ein. In Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen ist es besser, 48 Stunden anzukündigen und innerhalb von 24 Stunden zurückzurufen, als umgekehrt.
Wählen Sie einen nüchternen und professionellen Tonfall
Die Wirtschaftsprüfung ist eine Branche, in der Vertrauen und Sorgfalt großgeschrieben werden. Das sollte sich auch in Ihrer telefonischen Begrüßung widerspiegeln: ruhige Stimme, neutraler Tonfall, prägnante Ansage. Vermeiden Sie zu dynamische oder verkaufsorientierte Stimmen, die im Widerspruch zu Ihrer Positionierung stehen.
Wahren Sie den Datenschutz
Ihre telefonische Begrüßung darf keine Informationen enthalten, anhand derer ein Mandant oder ein Buchhaltungsfall identifiziert werden könnte. Das Steuergeheimnis gilt für die gesamte Kommunikation der Kanzlei, einschließlich automatischer Sprachansagen.
Telefonische Erreichbarkeit nach Tätigkeitsbereichen
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen und Abläufe. Wählen Sie Ihren Tätigkeitsbereich aus.
Ergänzen Sie die Sprachkommunikation Ihres Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Buchhalterische Vorabbuchung
Der erste Ton, den Ihre Kunden hören, bevor sie weitergeleitet werden. Vermitteln Sie sofort einen professionellen und zurückhaltenden Ton, der Ihre Sorgfalt unterstreicht.
Aktualisierung während des Steuerzeitraums
Bilanzabschluss, Einreichung des Jahresabschlusses, Hochsaison: Passen Sie Ihren Telefonansagetext umgehend an, um Ihre tatsächlichen Rückrufzeiten anzugeben.
Verwalten Sie alle Ihre Buchhaltungsbelege
Standardansage, Steuerperiode, Urlaub, Schulungen: Die gesamte Telefonkommunikation Ihrer Kanzlei wird in Voconix zentral verwaltet.
Anrufbeantworter von Unternehmen
Auch wenn sie geschlossen ist, können Sie kommunizieren (Öffnungszeiten, Anlaufstellen ...), ohne zwangsläufig eine Nachricht zu hinterlegen.
Neuer Experte oder Mitarbeiter
Erstellen Sie umgehend die Begrüßungsnachricht für den neuen Mitarbeiter und achten Sie dabei darauf, denselben Stil und denselben Ton wie im Rest der Kanzlei zu verwenden, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten.
Finden Sie Ihre alten Nachrichten wieder
Mitarbeiterwechsel, neue Adresse, geänderte Arbeitszeiten: Finden Sie alle Ihre früheren Nachrichten im Voconix-Verlauf wieder und nutzen Sie sie erneut.
IVR-System für eine Wirtschaftsprüfungskanzlei
Leiten Sie Ihre Kunden bereits beim ersten Anruf an ihren üblichen Steuerberater oder die richtige Abteilung weiter: Buchhaltung, Steuerberatung, Lohnbuchhaltung, Rechtsberatung.
Voicemail für die Buchhaltung
Ob in einer Schulung, auf Dienstreise oder während des Jahresabschlusses: Geben Sie eine realistische Rückruffrist sowie einen alternativen Kontaktkanal an.
100% – eigenständig für Ihre Praxis
Wählen Sie die Stimme, die Musik und den Text aus und erstellen Sie dann sofort Ihre Telefonansage für Ihre Buchhaltungspraxis – ganz ohne Tonstudio.
Die Preise
Frei
84 € /Jahr
(10.000 Titel)
180€ /Jahr
/Jahr
Eine Frage?
FAQ: Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Durchsuchen Sie die FAQs und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Warum sollte man seinen telefonischen Kundenservice an den Steuerrhythmus anpassen?
Eine Wirtschaftsprüfungskanzlei durchläuft je nach Steuerkalender Phasen mit sehr unterschiedlicher Auslastung. Eine Nachricht, in der ausdrücklich auf das laufende Steuerjahr hingewiesen wird, gibt Ihren Kunden Sicherheit hinsichtlich der Zahlungsfrist und reduziert wiederholte Anrufe in Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen.
Gilt das Steuergeheimnis auch für die telefonische Kundenbetreuung?
Ja. Ihre telefonische Begrüßungsansage darf keine Informationen enthalten, anhand derer Kunden oder buchhalterische und steuerliche Sachverhalte identifiziert werden können. Ein nüchterner und sachlicher Ton ist angebracht, ohne Nennung von Namen oder laufenden Vorgängen.
Wie geht man am Telefon mit dringenden Buchhaltungsangelegenheiten um?
Steuerprüfung, Nachforderung, Fristverlängerungsantrag: Ihr telefonischer Service außerhalb der Geschäftszeiten muss eine E-Mail-Adresse für dringende Fälle angeben. Mit Voconix, diese Meldung wird je nach Zeitraum innerhalb weniger Sekunden aktualisiert.
Wie lang sollte die Begrüßungsansage einer Wirtschaftsprüfungskanzlei sein?
20 bis 25 Sekunden. Angabe des Büros, genaue Rückruffrist, alternative Kontaktmöglichkeit. Weisen Sie in der Steuerperiode ausdrücklich auf die hohe Arbeitsbelastung hin, um eine längere Wartezeit zu begründen.
Wie kann man die telefonische Begrüßung für jeden Mitarbeiter individuell anpassen?
Jeder Wirtschaftsprüfer oder Mitarbeiter kann eine eigene Telefonansage haben, die mit derselben Stimme und im gleichen Tonfall wie die der übrigen Kanzlei erstellt wird. Voconix fasst alle diese Nachrichten in einem einzigen Konto zusammen.
Wie kündigt man in einer Wirtschaftsprüfungskanzlei den Urlaub an?
Geben Sie die Schließungsdaten, den Kontaktkanal für Notfälle und das Datum der Wiederaufnahme des Betriebs an. Falls ein Mitarbeiter einen Bereitschaftsdienst übernimmt, geben Sie dessen Kontaktdaten an. Diese Nachricht muss vor Ihrer Abreise erstellt werden.
Welche Stimme eignet sich für den telefonischen Empfang in einer Wirtschaftsprüfungskanzlei?
Welche Wartemusik eignet sich für eine Steuerberatungskanzlei?
Dezente klassische Musik oder ein neutraler, professioneller Hintergrund. Vermeiden Sie zu entspannte oder zu moderne Musik. Der Voconix-Katalog enthält für Freiberufler geeignete Playlists, die SACEM-lizenzfrei sind.
Wie richte ich mit Voconix einen Telefonempfang für eine Steuerberatungskanzlei ein?
Verfassen Sie Ihren Text auf voconix.de, wählen Sie eine Stimme und eine Musik aus und erstellen Sie die Audiodatei mit einem Klick. Die Datei wird automatisch an Ihren Telefonanbieter übermittelt. Die erste Nachricht ist völlig kostenlos.
Wie viel kostet die Einrichtung eines Telefonempfangs für eine Steuerberatungskanzlei?
Die erste telefonische Begrüßungsansage ist völlig kostenlos unter voconix.de, ohne Kreditkarte. Speziell auf Steuerberatungskanzleien zugeschnittene Angebote sind bereits ab 5 € zzgl. MwSt. pro Monat erhältlich. Siehe Preise.
