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Erstellen Sie in wenigen Sekunden die telefonische Begrüßungsansage Ihres Rathauses mit KI-Stimme
Was umfasst Ihr Telefonempfang?
4 Situationen bei der telefonischen Kundenbetreuung spezifisch im Rathaus
Ein Rathaus erhält die unterschiedlichsten Anrufe: Behördengänge, praktische Auskünfte, technische Notfälle. Durch eine gezielte telefonische Beratung werden die Bürger schnell an die richtige Stelle weitergeleitet.
Die Mitarbeiter sind in einer Besprechung oder überlastet
Gemeinderat, Sprechstunde des Bürgermeisters, Ansturm an Anfragen: Die kommunalen Dienststellen können nicht immer ans Telefon gehen. Ihr Telefonempfang muss die Anrufer an die richtige Stelle weiterleiten und die Öffnungszeiten für die Öffentlichkeit mitteilen.
Ein Bürger hat ein dringendes Anliegen
Straßenprobleme, technische Notfälle, Meldung einer Gefahr: Manche Anfragen der Bürger können nicht warten. Ihre Telefonzentrale muss für solche Fälle einen Bereitschaftskontakt angeben.
Das Rathaus ist an Feiertagen und in den Ferien geschlossen.
Brückentage, Sommerpause, Feiertage: Ihr telefonischer Kundenservice muss das Datum der Wiedereröffnung sowie die Notrufnummern für wichtige Versorgungsdienste (Straßenreinigung, Wasserversorgung, Müllabfuhr) angeben.
Ein Bürger sucht nach praktischen Informationen
Öffnungszeiten, Online-Behördengänge, Müllabfuhr, lokale Veranstaltungen: Viele häufig gestellte Fragen können direkt über Ihre Hotline oder durch Weiterleitung auf Ihre Website beantwortet werden.
Besprechung, Erfassung, Lieferung, Installation. Mehrere Tage Wartezeit und zusätzliche Kosten bei jeder Änderung.
Sie erstellen die Audiodatei in wenigen Sekunden. Ihr Installateur erhält sie direkt.
Gestalten Sie den telefonischen Empfang Ihres Rathaus
Mit Voconix, und schon verwandeln Sie mit nur wenigen Klicks eine leere Seite in eine professionelle Audiodatei – ganz ohne Studio und ohne Techniker.
Verfassen Sie Ihren Text
Freitext oder vorgefertigte Vorlage für das Rathaus. Öffnungszeiten, Dienstleistungen, technische Notfälle, Online-Behördengänge.
Wählen Sie Ihre Stimme
Unter 5 Sprachen, testbare KI-Stimmen auf Ihren Text und die verfügbaren menschlichen Stimmen.
Musik hinzufügen
Über 10.000 Titel. Automatisches Mixen.
Sofortiger Download
Datei, die mit allen Systemen kompatibel ist. Versandfertig.
Schritt 5/6: Auswahl der Musik aus über 10.000 Titeln
Audiodateien zur Einreichung bereit über Ihre Telefonzentrale
Die von Voconix sind mit allen in Rathäusern und Kommunen verwendeten Telefonsystemen kompatibel, ohne dass eine Umstellung erforderlich ist.
Audioformate
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Kompatibel mit allen IP-Telefonanlagen und Telefonzentralen von Kommunen. Normierter Schallpegel.
Direktlieferung
Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Installateurs in Voconix damit er die Datei erhält, die bereit ist, auf Ihrer Telefonzentrale hinterlegt zu werden. Mehr erfahren
Gespeicherte Aussprachen
Der Name Ihrer Gemeinde oder einer kommunalen Einrichtung, der schwer auszusprechen ist, wird einmalig gespeichert in Voconix und in all Ihren zukünftigen Nachrichten wiederverwendet werden.
Die telefonische Kundenbetreuung eines Rathauses spiegelt die Qualität des lokalen öffentlichen Dienstes wider
Ein Rathaus erhält Anrufe von Bürgern mit sehr unterschiedlichen Anliegen: Auskünfte zu Öffnungszeiten, Behördengänge, Meldung eines Problems im Straßenbereich, Beantragung eines amtlichen Dokuments oder ein technischer Notfall. In all diesen Fällen ist die telefonische Anlaufstelle der erste Kontakt zwischen der Gemeinde und dem Bürger.
Eine präzise, strukturierte und verständliche Botschaft stärkt das Vertrauen der Bürger in die kommunalen Dienstleistungen. Mit Voconix, können Sie diesen Telefonansagetext in wenigen Sekunden erstellen und aktualisieren, ohne Ihre IT-Abteilung hinzuziehen zu müssen.
Die Besonderheiten der telefonischen Kundenbetreuung im Rathaus
Die Weichenstellung für die richtigen Dienstleistungen
Ein Rathaus umfasst zahlreiche Abteilungen: Standesamt, Stadtplanung, technische Dienste, Kinderbetreuung, Mediathek, Sportamt. Ein gut strukturierter telefonischer Empfang oder ein interaktives Sprachmenü leitet den Bürger direkt an die richtige Abteilung weiter, ohne dass er mehrmals weitergeleitet werden muss. Dies verkürzt die Gesprächsdauer und erhöht die Zufriedenheit der Bürger.
Das Management technischer Notfälle
Straßenprobleme, Ausfall der Straßenbeleuchtung, Wasserleck im Wasserversorgungsnetz, Meldung einer Gefahr: Diese Situationen erfordern eine schnelle Reaktion. Ihr telefonischer Notdienst außerhalb der Geschäftszeiten sollte eine Nummer für den technischen Bereitschaftsdienst oder einen Kanal zur Meldung solcher Notfälle angeben, damit diese bearbeitet werden können, ohne dass die Wiedereröffnung der Büros abgewartet werden muss.
Barrierefreiheit für alle Bürger
Ein Rathaus richtet sich an die gesamte Bevölkerung, einschließlich älterer Menschen, Menschen mit Behinderung oder Bürger, die nicht mit digitalen Medien vertraut sind. Ihre telefonische Beratung sollte klar und einfach sein, in angemessenem Sprechtempo erfolgen und wesentliche Informationen enthalten, die sich leicht merken lassen.
Sechs Skripte für die telefonische Begrüßung im Rathaus
Erstellen Sie in wenigen Sekunden die Audiodatei für Ihren Telefonansagetext für das Rathaus.
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos, ganz ohne Kreditkarte.
Praktische Tipps
Bewährte Praktiken im Empfangsbereich telefonisch im Rathaus
Sechs konkrete Punkte für einen kommunalen Telefon-Kundendienst, der die Bürger effizient berät und den lokalen öffentlichen Dienst aufwertet.
Geben Sie für technische Notfälle immer eine Bereitschaftsnummer an
Ein Problem mit der Straßenbefahrbarkeit, eine Störung der Straßenbeleuchtung oder ein Leck im Versorgungsnetz können nicht bis zur Wiedereröffnung der Büros warten. Ihr telefonischer Bereitschaftsdienst außerhalb der Öffnungszeiten muss die Nummer des technischen Bereitschaftsdienstes der Gemeinde angeben, der rund um die Uhr erreichbar ist.
Verweisen Sie auf die Online-Verfahren
Zahlreiche Behördengänge können über die digitalen Portale der Gemeinden erledigt werden. Wenn Sie die Adresse Ihrer Website in Ihrem Telefonansagetext angeben, verringert sich das Volumen der eingehenden Anrufe und die Erreichbarkeit der Dienstleistungen für internetaffine Bürger wird verbessert.
Passen Sie Ihr Sprechtempo so an, dass es für alle geeignet ist
Die Bürger, die bei einer Stadtverwaltung anrufen, haben sehr unterschiedliche Hintergründe, darunter insbesondere ältere Menschen, die die Informationen klar und deutlich hören müssen. Bei Ihrem telefonischen Empfang sollten Sie auf eine langsame Sprechgeschwindigkeit und eine klare Aussprache achten.
Erstellen Sie bei Bedarf Nachrichten nach Dienst
In Rathäusern mit mehreren eigenständigen Abteilungen lässt sich durch die Einrichtung einer eigenen Telefonzentrale für jede Abteilung (Standesamt, Stadtplanung, technische Dienste) die mehrfache Weiterleitung vermeiden und die Zufriedenheit der Bürger verbessern. Voconix fasst alle diese Nachrichten in einem einzigen Konto zusammen.
Aktualisieren Sie Ihre Meldung zu außerplanmäßigen Schließungen
Abendliche Stadtratssitzung, Schulung der Mitarbeiter, Brückensperrung: Ihr telefonischer Kundenservice muss die tatsächlichen Öffnungszeiten widerspiegeln. Mit Voconix, dieses Update dauert nur wenige Sekunden und kann von jedem Arbeitsplatz aus durchgeführt werden.
Erwähnen Sie lokale Veranstaltungen und Neuigkeiten
Gemeindefest, Bürgerversammlung, Sonderabfuhr von Hausmüll: Ihr Telefonanschluss kann zu einem Kanal für lokale Informationen werden. Eine kurze Nachricht zu den aktuellen Ereignissen der Woche stärkt die Bindung zwischen dem Rathaus und seinen Bürgern.
Telefonische Erreichbarkeit nach Tätigkeitsbereichen
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen. Wählen Sie Ihren Tätigkeitsbereich aus.
Ergänzen Sie die Sprachkommunikation Ihres Rathaus
Anrufvorauswahl beim Rathaus
Der erste Ton, den Ihre Bürger hören, bevor sie weitergeleitet werden. Vermitteln Sie von Anfang an einen professionellen, klaren und für alle verständlichen Ton.
Aktualisierung zu Schließungen oder Notfällen
Gemeinderat, außerplanmäßige Schließung, technischer Notfall: Aktualisieren Sie umgehend Ihren Telefonansagetext, um Ihre Bürger zu informieren.
Verwalten Sie alle Ihre kommunalen Mitteilungen
Allgemeine Telefonzentrale, einzelne Dienststellen, lokale Veranstaltungen, Notfälle: Die gesamte Telefonkommunikation Ihres Rathauses wird in Voconix zentral verwaltet.
Anrufbeantworter von Unternehmen
Auch wenn sie geschlossen ist, können Sie kommunizieren (Öffnungszeiten, Anlaufstellen ...), ohne zwangsläufig eine Nachricht zu hinterlegen.
Neuer Sachbearbeiter oder Sekretär
Erstellen Sie umgehend die Mitteilung des neuen Gemeindemitarbeiters und achten Sie dabei darauf, denselben Stil und denselben Ton wie bei den übrigen Dienstleistungen der Gemeinde beizubehalten.
Finden Sie Ihre alten Nachrichten wieder
Alte Veranstaltungsmeldungen, frühere Zeitpläne, vergangene Schließungen: Finden Sie alle Ihre Meldungen im Voconix-Verlauf wieder und nutzen Sie sie erneut.
Interaktives Sprachmenü für das Rathaus
Leiten Sie Ihre Bürger bereits beim ersten Anruf an die richtige Stelle weiter: Standesamt, Stadtplanung, technische Dienste, Kinderbetreuung, Mediathek, Büro des Bürgermeisters.
Voicemail der Stadtverwaltung
Ob in einer Besprechung, in einer Schulung oder nicht im Büro: Bitten Sie Ihre Bürger, ihre Kontaktdaten und ihr Anliegen zu hinterlassen, damit Sie sie umgehend zurückrufen können.
100% – eine eigenständige Lösung für Ihre Gemeinde
Wählen Sie die Stimme, die Musik und den Text aus und erstellen Sie dann sofort Ihre telefonische Begrüßungsansage für die Gemeinde – ganz ohne Tonstudio.
Die Preise
Frei
84 € /Jahr
(10.000 Titel)
180€ /Jahr
/Jahr
Eine Frage?
FAQ: Rathaus
Durchsuchen Sie die FAQs und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Warum ist ein professioneller telefonischer Empfang für ein Rathaus wichtig?
Das Rathaus ist oft die erste Anlaufstelle für Bürger, die mit ihrer Gemeinde in Kontakt treten. Eine präzise und strukturierte telefonische Betreuung leitet Anrufe schnell an die richtige Stelle weiter, verkürzt die Wartezeit und vermittelt ein positives Bild des lokalen öffentlichen Dienstes.
Wie lassen sich Anrufe an die verschiedenen städtischen Dienststellen weiterleiten?
Ihre Telefonzentrale kann die Durchwahlnummern der wichtigsten Abteilungen (Standesamt, Stadtplanung, technische Dienste) angeben oder ein interaktives Sprachmenü nutzen, um Anrufe automatisch weiterzuleiten. Mit Voconix, können Sie diese Nachrichten in wenigen Sekunden erstellen.
Wie geht man mit technischen Notfällen außerhalb der Öffnungszeiten um?
Ihr telefonischer Notdienst außerhalb der Geschäftszeiten muss die Nummer des technischen Bereitschaftsdienstes der Gemeinde für Notfälle (Straßen, Wasser, Beleuchtung) angeben. Diese Nummer muss bei jedem Wechsel des Bereitschaftsdienstes aktualisiert werden.
Wie lang sollte die Begrüßungsansage eines Rathauses sein?
30 bis 45 Sekunden für ein Rathaus mit mehreren Abteilungen. Die ideale Reihenfolge: Angabe der Gemeinde, Öffnungszeiten, Hinweis auf die wichtigsten Abteilungen, technische Notrufnummer, Internetadresse für Online-Behördengänge.
Wie lässt sich der telefonische Kundenservice an außergewöhnliche Schließungen anpassen?
Abendliche Stadtratssitzung, Schulung der Mitarbeiter, Brückentag: In Ihrer telefonischen Ansage müssen Sie auf die außerplanmäßige Schließung und das Datum der Wiedereröffnung hinweisen. Mit Voconix, dieses Update dauert von jedem Rechner aus nur wenige Sekunden.
Kann man den telefonischen Kundenservice nutzen, um die Bürger über lokale Neuigkeiten zu informieren?
Ja. Gemeindefest, Bürgerversammlung, Änderungen bei der Müllabfuhr: Eine kurze Nachricht zu den aktuellen Ereignissen der Woche stärkt die Bindung zwischen der Gemeindeverwaltung und ihren Bürgern. Es handelt sich um einen lokalen Informationskanal, der von den meisten Gemeinden nicht ausreichend genutzt wird.
Welche Stimme eignet sich für den telefonischen Empfang in einem Rathaus?
Welche Wartemusik passt zu einem Rathaus?
Eine institutionelle und neutrale Musik, ruhig und beruhigend. Sie muss für alle Bürger geeignet sein, unabhängig von ihrem Alter oder ihrem Profil. Der Voconix-Katalog umfasst mehr als 10.000 Titel, aus denen sich die passende Musik für den öffentlichen Dienst finden lässt.
Wie richte ich mit Voconix einen telefonischen Empfangsdienst für ein Rathaus ein?
Verfassen Sie Ihren Text auf voconix.de, wählen Sie eine Stimme und eine Musik aus und erstellen Sie die Audiodatei mit einem Klick. Laden Sie die Datei herunter und leiten Sie sie an Ihren Telefoninstallateur weiter. Die erste Nachricht ist völlig kostenlos.
Wie viel kostet die Einrichtung eines Telefonempfangs für ein Rathaus?
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos auf voconix.de, ohne Kreditkarte. Für Kommunen gibt es maßgeschneiderte Angebote ab 5 € (ohne MwSt.) pro Monat. Siehe Preise.
