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Erstellen Sie in wenigen Sekunden die telefonische Begrüßungsansage für Ihre Anwaltskanzlei mit KI-Stimme
Was umfasst Ihr Telefonempfang?
4 Situationen bei der telefonischen Kundenbetreuung spezifisch bei der Anwaltskanzlei
Ein Mandant, der einen Anwalt oder eine Anwaltskanzlei anruft, befindet sich oft in einer heiklen oder sogar dringenden Situation. Die Vertraulichkeit und Professionalität Ihres telefonischen Empfangs sind wichtige Indikatoren für die Qualität Ihrer Dienstleistung.
Der Anwalt ist in einer Verhandlung oder in einer Beratung
Während einer Verhandlung oder eines Kundengesprächs können Sie nicht ans Telefon gehen. Ihre telefonische Begrüßung muss Seriosität und Erreichbarkeit vermitteln und gleichzeitig den Zeitpunkt des Rückrufs angeben.
Ein Mandant ruft wegen eines rechtlichen Notfalls an
Polizeigewahrsam, Vorladung, dringender Rechtsstreit: Manche Situationen dulden keinen Aufschub. Ihr telefonischer Empfang muss darauf hinweisen, wie die Kanzlei im Falle eines echten Notfalls zu erreichen ist.
Die Praxis ist wegen Urlaub oder Fortbildung geschlossen
Weiterbildung, Urlaub, Dienstreise: In Ihrem telefonischen Ansagetext sollte das Datum der Rückkehr angegeben werden und, falls erforderlich, die Partnerpraxis, die während Ihrer Abwesenheit den Bereitschaftsdienst übernimmt.
Ein neuer Kunde möchte Kontakt aufnehmen
Ein potenzieller Kunde, der auf eine allgemeine oder veraltete Ansage stößt, könnte sich an eine Konkurrenzkanzlei wenden. Ihr telefonischer Empfang ist oft der erste Kontakt mit Ihrer Fachkompetenz.
Besprechung, Erfassung, Lieferung, Installation. Mehrere Tage Wartezeit und zusätzliche Kosten bei jeder Änderung.
Sie erstellen die Audiodatei in wenigen Sekunden. Ihr Installateur erhält sie direkt.
Gestalten Sie den telefonischen Empfang Ihres Anwaltskanzlei
Mit Voconix, und schon verwandeln Sie mit nur wenigen Klicks eine leere Seite in eine professionelle Audiodatei – ganz ohne Studio und ohne Techniker.
Verfassen Sie Ihren Text
Freitext oder vorgefertigte Vorlage für eine Anwaltskanzlei. Termine, Verfügbarkeit, Notfälle, Kontaktdaten.
Musik hinzufügen
Über 10.000 Musikstücke: kommerzielle oder SACEM-lizenzfreie Titel. Automatische Abmischung.
Bitte leiten Sie dies an den Installateur weiter
MP3- oder WAV-Datei, die automatisch an Ihren Telefoninstallateur gesendet wird.
Schritt 5/6: Auswahl der Musik aus 10.000 lizenzfreien Titeln
Audiodateien zur Einreichung bereit über Ihre Telefonzentrale
Die von Voconix sind mit allen in Anwaltskanzleien verwendeten Telefonsystemen kompatibel, ohne dass eine Umstellung erforderlich ist.
Audioformate
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Kompatibel mit allen IP-Telefonanlagen und Telefonzentralen für Anwaltskanzleien. Normierter Schallpegel.
Direktlieferung
Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Installateurs in Voconix damit er die Datei automatisch erhält, bereit zum Hochladen auf Ihre Telefonzentrale. Mehr erfahren
Gespeicherte Aussprachen
Der Name der Kanzlei oder eines Partners, der schwer auszusprechen ist, wird einmalig gespeichert in Voconix und in all Ihren zukünftigen Nachrichten wiederverwendet werden.
Was Ihre Kunden empfinden, wenn sie Ihre Kanzlei anrufen
Ein Mandant, der eine Anwaltskanzlei anruft, befindet sich nie in einer unbedeutenden Situation. Er steht möglicherweise vor einem Gerichtsverfahren, einem Handelsstreit, einer Trennung oder einer Situation, die seine Zukunft betrifft. Die ersten Sekunden Ihres telefonischen Empfangs vermitteln sofort einen Eindruck von der Seriosität und Erreichbarkeit Ihrer Kanzlei.
Eine professionelle Begrüßungsansage am Telefon stärkt das Vertrauen des Mandanten in Ihre Fachkompetenz, noch bevor er mit einem Anwalt spricht. Mit Voconix, erstellen Sie diese Audiodatei in wenigen Sekunden und leiten Sie sie direkt an Ihren Telefoninstallateur weiter.
Die Besonderheiten der telefonischen Kundenbetreuung in einer Anwaltskanzlei
Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis
Das Anwaltsgeheimnis ist absolut. Ihre telefonische Begrüßung darf keinerlei Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf einen Mandanten oder ein laufendes Verfahren zulassen. Ein sachlicher und zurückhaltender Ton ist unerlässlich. Vermeiden Sie jegliche Erwähnung allzu spezifischer Fachgebiete, wenn dies Aufschluss über die Art der bearbeiteten Fälle geben könnte.
Der Umgang mit rechtlichen Notfällen
Polizeigewahrsam, dringende Vorladung, Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher: Manche rechtlichen Situationen dulden keinen Aufschub. Ihr telefonischer Bereitschaftsdienst außerhalb der Sprechzeiten sollte darauf hinweisen, wie die Kanzlei im Falle eines echten Notfalls zu erreichen ist, ohne dabei jedoch eine ständige Erreichbarkeit zu versprechen, die mit der Organisation der Kanzlei unvereinbar ist.
Das Image und die Positionierung der Kanzlei
In einer Branche, in der der Ruf von entscheidender Bedeutung ist, trägt Ihr telefonischer Empfang maßgeblich zur Positionierung Ihrer Kanzlei bei. Eine ruhige, zurückhaltende Männerstimme, dezente klassische Musik, eine kurze und präzise Ansage: Jedes Detail vermittelt den hohen Anspruch Ihrer Kanzlei.
Sechs Skripte für den telefonischen Empfang in einer Anwaltskanzlei
Erstellen Sie in wenigen Sekunden die Audiodatei für Ihren Anrufbeantworter als Anwaltskanzlei.
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos, ganz ohne Kreditkarte.
Praktische Tipps
Bewährte Praktiken der’Telefonempfang in einer Anwaltskanzlei
Sechs konkrete Punkte für einen telefonischen Rechtsberatungsdienst, der Vertrauen weckt und die Wahrung des Berufsgeheimnisses gewährleistet.
Wählen Sie einen nüchternen und institutionellen Ton
Eine Anwaltskanzlei lässt sich nicht wie ein Geschäft vermarkten. Ihr telefonischer Empfang sollte Seriosität, Diskretion und Fachkompetenz vermitteln. Vermeiden Sie allzu kommerzielle oder übermäßig freundliche Formulierungen, die im Widerspruch zum Image einer Anwaltskanzlei stehen.
Geben Sie bitte Ihre Sprechzeiten an
Ein Kunde, der nicht weiß, wann er Sie zurückrufen soll, ist ein verlorener Kunde. Geben Sie Ihre Öffnungszeiten und die übliche Rückruffrist deutlich an. Mit Voconix, diese Information wird bei Abwesenheiten oder Anhörungen innerhalb weniger Sekunden aktualisiert.
Geben Sie einen alternativen Kontaktkanal an
Für Kunden, die während Ihrer Geschäftszeiten nicht zurückrufen können, empfiehlt es sich, in Ihrem Telefonansagetext eine E-Mail-Adresse anzugeben. Dies reduziert wiederholte Anrufe und gewährleistet die Nachverfolgung aller Anfragen.
Wählen Sie eine ruhige Stimme
Im juristischen Umfeld sollte Ihre Stimme am Telefon Autorität, Kompetenz und Diskretion vermitteln. Bevorzugen Sie einen tiefen, ruhigen Tonfall gegenüber einer zu hellen oder zu herzlichen Stimme, die im Widerspruch zum institutionellen Image einer Kanzlei stehen würde.
Entscheiden Sie sich für dezente klassische Musik
Schlichte und dezente klassische Musik unterstreicht den Eindruck einer seriösen und erfahrenen Kanzlei. Vermeiden Sie zu moderne oder zu lockere Hintergrundmusik. Der Voconix-Katalog enthält klassische, SACEM-lizenzfreie Playlists.
Geben Sie keine Kundendaten weiter
Das Anwaltsgeheimnis ist absolut. Bei der telefonischen Begrüßung dürfen Sie keinerlei Hinweise auf laufende Fälle, Namen von Mandanten oder allzu spezifische Themen geben, die Aufschluss über die Art Ihrer Mandate geben könnten.
Telefonische Erreichbarkeit nach Tätigkeitsbereichen
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen. Wählen Sie Ihren Tätigkeitsbereich aus.
Ergänzen Sie die Sprachkommunikation Ihres Anwaltskanzlei
Rechtliche Vorabklärung
Der erste Ton, den Ihre Kunden hören, bevor sie weitergeleitet werden. Vermitteln Sie sofort einen professionellen und zurückhaltenden Tonfall – ein Zeichen Ihrer Seriosität.
Aktualisierung während der Anhörungen
Termine, Dienstreisen, Fortbildungen: Passen Sie Ihren Anrufbeantworter umgehend an, um Ihre Abwesenheit und den Zeitpunkt des Rückrufs anzugeben.
Verwalten Sie alle Ihre juristischen Korrespondenz
Allgemeine Anrufannahme, Terminvereinbarungen, Abwesenheiten, Bereitschaftsdienst: Die gesamte Telefonkommunikation Ihrer Kanzlei wird in Voconix zentral verwaltet.
Anrufbeantworter von Unternehmen
Auch wenn sie geschlossen ist, können Sie kommunizieren (Öffnungszeiten, Anlaufstellen ...), ohne zwangsläufig eine Nachricht zu hinterlegen.
Neuer Partner oder Mitarbeiter
Erstellen Sie umgehend die Vorstellung des neuen Anwalts oder Mitarbeiters und passen Sie dabei den Stil und den Ton an den Rest der Kanzlei an.
Finden Sie Ihre alten Nachrichten wieder
Wechsel des Partners, neue Adresse, geänderte Öffnungszeiten: Finden Sie alle Ihre früheren Nachrichten im Voconix-Verlauf wieder und nutzen Sie sie erneut.
IVR-System für Anwaltskanzleien
Leiten Sie Ihre Mandanten bereits beim ersten Anruf an den richtigen Anwalt oder die richtige Abteilung weiter: Wirtschaftsrecht, Familienrecht, Prozessführung, Sekretariat.
Rechtsberatung per Voicemail
Bei Terminen, auf Dienstreisen oder in Schulungen: Geben Sie bei dringenden Angelegenheiten bitte den gewünschten Rückrufzeitpunkt und den Kontaktkanal an.
100% – eigenständig für Ihre Praxis
Wählen Sie die Stimme, die Musik und den Text aus und erstellen Sie dann sofort Ihre telefonische Begrüßungsansage für Kanzleien – ganz ohne Tonstudio.
Die Preise
Frei
84 € /Jahr
(10.000 Titel)
180€ /Jahr
/Jahr
Eine Frage?
FAQ: Anwaltskanzlei
Durchsuchen Sie die FAQs und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Warum muss der telefonische Empfang in einer Anwaltskanzlei besonders sorgfältig gestaltet sein?
Ein Mandant, der einen Anwalt anruft, befindet sich oft in einer heiklen oder dringenden Situation. Ihr telefonischer Empfang ist der erste Eindruck, den Sie vermitteln – er zeugt von Ihrer Seriosität und Ihrer Erreichbarkeit. Eine allgemeine oder veraltete Ansage kann bereits ausreichen, um einen potenziellen Mandanten zur Konkurrenz zu treiben.
Gilt das Berufsgeheimnis auch für die telefonische Kundenbetreuung?
Ja. Ihre telefonische Begrüßungsansage darf keine Informationen enthalten, anhand derer Kunden oder laufende Angelegenheiten identifiziert werden können. Ein neutraler, sachlicher Ton ist unerlässlich. Vermeiden Sie zu spezifische Angaben, wenn diese Aufschluss über die Art Ihrer Fälle geben könnten.
Wie geht man bei der telefonischen Kundenbetreuung mit rechtlichen Notfällen um?
Polizeigewahrsam, dringende Vorladung, Zustellung: Ihr telefonischer Notdienst außerhalb der Geschäftszeiten muss einen Notfallkontakt angeben, beispielsweise eine E-Mail-Adresse oder eine spezielle Handynummer. Mit Voconix, diese Meldung wird je nach Ihrer Verfügbarkeit innerhalb weniger Sekunden aktualisiert.
Wie lang sollte die Begrüßungsansage einer Anwaltskanzlei sein?
20 bis 25 Sekunden. Angabe des Kanzleinamens, Hinweis auf die Nichtverfügbarkeit, alternative Kontaktmöglichkeit, Rückruffrist. Prägnanz ist sowohl aus rechtlicher als auch aus praktischer Sicht eine Tugend.
Sollte man während der Anhörungsphasen eine andere Botschaft vermitteln?
Ja. Bei einer Verhandlung oder einer Dienstreise muss Ihre Nachricht dies angeben und die Frist für den Rückruf präzisieren. Mit Voconix, können Sie innerhalb weniger Sekunden von einer Standardnachricht zu einer zielgruppenspezifischen Nachricht wechseln.
Welche Musik passt zu einer Anwaltskanzlei?
Schlichte und dezente klassische Musik oder ganz ohne Musik für Kanzleien, die einen besonders institutionellen Auftritt bevorzugen. Der Voconix-Katalog umfasst SACEM-lizenzfreie klassische Playlists, die speziell auf freie Berufe zugeschnitten sind.
Wie kündigt man in einer Anwaltskanzlei den Urlaub an?
Geben Sie die Schließungsdaten, den Kontaktkanal für Notfälle und gegebenenfalls den Namen des Partners oder der Partnerkanzlei an, der bzw. die den Bereitschaftsdienst übernimmt. Diese Nachricht muss vor Ihrer Abreise erstellt und nach Ihrer Rückkehr aktualisiert werden.
Wie richte ich mit Voconix einen Telefonempfang für eine Anwaltskanzlei ein?
Verfassen Sie Ihren Text auf voconix.de, wählen Sie eine Stimme und eine Musik aus und erstellen Sie die Audiodatei mit einem Klick. Die Datei wird automatisch an Ihren Telefonanbieter übermittelt. Die erste Nachricht ist völlig kostenlos.
Wie viel kostet die Einrichtung eines Telefonempfangs für eine Anwaltskanzlei?
Die erste telefonische Begrüßungsansage ist völlig kostenlos unter voconix.de, ohne Kreditkarte. Speziell auf Freiberufler zugeschnittene Angebote sind bereits ab 5 € (ohne MwSt.) pro Monat erhältlich. Siehe Preise.
