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Erstellen Sie in wenigen Sekunden die telefonische Begrüßungsansage für Ihre Arztpraxis mit KI-Stimme
Was umfasst Ihr Telefonempfang?
4 Situationen bei der telefonischen Kundenbetreuung spezifisch in der Arztpraxis
Eine Arztpraxis ist kein Unternehmen wie jedes andere. Hier sind vier Situationen, in denen ein präziser telefonischer Empfang erforderlich ist, der Informationen umfasst, die in keiner Standardvorlage enthalten sind.
Das Sekretariat ist geschlossen oder überlastet
Ihre telefonische Beratung sollte den Patienten beruhigen, ihm erklären, wie er über Doctolib einen Termin vereinbaren kann, und ihn daran erinnern, bei lebensbedrohlichen Notfällen die 15 anzurufen.
Der Arzt hat gerade Sprechstunde.
Der Patient muss sofort verstehen, warum niemand antwortet, und je nach Art seines Anrufs genau wissen, was zu tun ist.
Die Praxis hat geschlossen, es gibt einen Vertretungsarzt
Die Kontaktdaten des Vertretungsarztes müssen ab dem ersten Tag der Schließung unverzüglich in der telefonischen Ansage angegeben werden.
Die Fahrpläne ändern sich gelegentlich
Schulungen, Bereitschaftsdienst, außerplanmäßige Schließungen: Ein veralteter Telefonansprechdienst führt bei Ihren Patienten zu Frustration und Vertrauensverlust.
Besprechung, Erfassung, Lieferung, Installation. Mehrere Tage Wartezeit und zusätzliche Kosten bei jeder Änderung.
Sie erstellen die Audiodatei in wenigen Sekunden. Ihr Installateur erhält sie direkt und speichert sie auf Ihrer Telefonzentrale.
Gestalten Sie Ihren Telefonempfang für Arztpraxis
Mit Voconix, und schon verwandeln Sie mit nur wenigen Klicks eine leere Seite in eine professionelle Audiodatei – ganz ohne Studio und ohne Techniker.
Verfassen Sie Ihren Text
Freitext oder vorformulierte medizinische Vorlage. Verweis auf den 15., Doctolib, Sprechzeiten.
Musik hinzufügen
Über 10.000 Musikstücke: kommerzielle oder SACEM-lizenzfreie Titel. Automatische Abmischung.
Herunterladen und ablegen
MP3- oder WAV-Datei, die Sie an Ihren Telefonanbieter übermitteln können, der sie dann auf Ihrer Telefonzentrale hinterlegt. Oder automatischer Versand von Voconix.
Schritt 5/6: Auswahl der Musik aus 10.000 lizenzfreien Titeln
Audiodateien zur Einreichung bereit auf Ihrer Telefonanlage
Die von Voconix werden in den Standardformaten der Geschäftstelefonie erstellt. Sie funktionieren ohne Konvertierung auf allen in Arztpraxen verwendeten Systemen.
Audioformate
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Kompatibel mit allen auf dem Markt erhältlichen IPBX- und PABX-Systemen, einschließlich der Telefonanlagen für Arztpraxen.
Der Lautstärkepegel wurde für jede Datei normalisiert.
Direktlieferung
Laden Sie Ihre Datei mit einem Klick hoch oder geben Sie die Kontaktdaten Ihres Telefoninstallateurs in Voconix damit er die Datei automatisch erhält, bereit zum Hochladen auf Ihre Telefonzentrale.
Gespeicherte Aussprachen
Der Name des Arztes, der Klinik oder eines Medikaments, der schwer auszusprechen ist, wird ein für alle Mal gespeichert. In all Ihren zukünftigen Nachrichten wird dann immer dieselbe Aussprache verwendet.
Was Ihre Patienten empfinden, wenn sie in Ihrer Praxis anrufen
Ein Patient, der die Nummer Ihrer Praxis wählt, befindet sich nie in einem neutralen Zustand. Möglicherweise macht er sich Sorgen wegen eines Untersuchungsergebnisses, möchte seinen Arzt dringend erreichen oder versucht einfach nur, einen Termin zu verschieben. In jedem Fall bestimmen die ersten Sekunden Ihres telefonischen Empfangs unmittelbar das Maß an Vertrauen, das der Patient Ihrer Praxis entgegenbringt.
Eine gut gestaltete telefonische Begrüßungsansage vermittelt bereits vor dem Abheben ein Gefühl der Sicherheit. Sie zeigt, dass die Praxis gut organisiert ist, dass die Patienten willkommen sind und dass Notfälle einkalkuliert sind. Eine allgemeine oder veraltete Ansage bewirkt genau das Gegenteil: Sie signalisiert Unordnung genau in dem Moment, in dem der Patient Sicherheit braucht.
Aus diesem Grund unterliegt die telefonische Begrüßung in einer Arztpraxis bestimmten Regeln, die bei gewöhnlichen Begrüßungsansagen in Unternehmen keine Rolle spielen.
Die Pflichten eines medizinischen Telefon-Büros
Der Hinweis auf den 15.
Ihre Nachricht muss in lebensbedrohlichen Notfällen die Nummer des Rettungsdienstes (SAMU) enthalten. Diese Verpflichtung gilt bereits in den ersten Sekunden, noch vor den Öffnungszeiten, noch vor Doctolib und noch vor allen anderen Informationen. Ein Patient in Not darf nicht bis zum Ende Ihrer Nachricht warten müssen, um zu erfahren, was zu tun ist.
Die Umstellung auf Online-Terminvereinbarungen
Die Weiterleitung zu Doctolib oder Ihrer Terminbuchungsplattform reduziert automatisch die Anzahl wiederholter Anrufe auf Ihrer Leitung. Ein Patient, der um 23 Uhr selbst einen Termin buchen kann, ruft am nächsten Morgen um 8:30 Uhr nicht noch einmal an. Dieser Hinweis ist sowohl ein organisatorischer Vorteil als auch ein Service für den Patienten.
Informationen zu Bereitschafts- und Rufdiensten
Außerhalb Ihrer Sprechzeiten muss Ihr telefonischer Empfangsdienst den diensthabenden Arzt des Bezirks oder die nächstgelegene medizinische Notfallstation mit deren Telefonnummer angeben. Diese Informationen ändern sich regelmäßig und müssen stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. Eine Ansage, die auf eine geschlossene medizinische Notfallstation oder eine veraltete Nummer verweist, ist schlimmer als gar keine Ansage.
Sechs Skripte für die telefonische Begrüßung in einer Arztpraxis
Diese Vorlagen decken die sechs häufigsten Situationen in einer Arztpraxis ab. Sie können direkt verwendet werden auf Voconix.
Sekretariat während der Öffnungszeiten besetzt
Außerhalb der Öffnungszeiten
Arzt in der Sprechstunde
Urlaub mit Vertretungsarzt
Außerordentliche Schließung
Sommer-Betreuungszeitraum
Erstellen Sie die Audiodatei für Ihren medizinischen Telefonansagetext in wenigen Sekunden – ganz ohne Tonstudio und ohne Wartezeit.
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos, ganz ohne Kreditkarte.
Praktische Tipps
Bewährte Praktiken im Empfangsbereich medizinische telefonische Beratung
Sechs konkrete Punkte für einen medizinischen Telefonempfang, der Vertrauen schafft und den Bedürfnissen Ihrer Patienten gerecht wird.
Beschränken Sie Ihre Nachricht auf 25 Sekunden
Nennen Sie die Praxis, geben Sie den Grund für die Nichtverfügbarkeit an, weisen Sie in Notfällen auf die Nummer 15 hin, schlagen Sie Doctolib vor und teilen Sie die Wartezeit bis zum Rückruf mit. Nach mehr als 25 Sekunden könnte ein besorgter Patient auflegen, bevor er die gewünschten Informationen erhalten hat.
Achten Sie auf die Aussprache des Namens des Arztes
KI-Stimmen sprechen Eigennamen manchmal falsch aus. Auf Voconix, merken Sie sich ein für alle Mal die korrekte Aussprache Ihres Namens. Diese wird automatisch in all Ihren zukünftigen Nachrichten übernommen.
Überprüfen Sie das Audioformat, bevor Sie die Datei übertragen.
Nicht alle IPBX-Systeme unterstützen dieselben Formate. Voconix Erstellt die Datei genau in dem Format, das Ihr Telefonanbieter verlangt: MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722 oder G.729. Keine zusätzliche Konvertierung erforderlich.
Aktualisieren Sie Ihre Nachricht bei jeder Änderung
Vertretung, neue Sprechzeiten, außerplanmäßige Schließung, geänderte Bereitschaftsnummer: Eine veraltete telefonische Begrüßungsansage bedeutet, dass jedem Patienten, der anruft, falsche Informationen übermittelt werden. Jede Änderung in Ihrer Praxis erfordert eine sofortige Aktualisierung.
Hören Sie sich Ihre Nachricht an, bevor Sie sie weiterleiten
Was schriftlich klar ist, ist mündlich nicht immer klar. Hören Sie sich Ihre Nachricht vollständig an, bevor Sie sie an Ihren Installateur senden. Achten Sie dabei auf das Sprechtempo, die Verständlichkeit jeder einzelnen Information und die Qualität der Abmischung mit der Musik.
Bitte wahren Sie die Vertraulichkeit der Nachricht
Ihre telefonische Begrüßung darf keine Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf Patienten oder Erkrankungen zulassen. Vermeiden Sie zu spezifische Fachgebiete, wenn diese den Grund für den Anruf eines Patienten offenbaren könnten. Ein neutraler, sachlicher Ton wird empfohlen.
Telefonische Erreichbarkeit nach Tätigkeitsbereichen
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen und Abläufe. Wählen Sie Ihren Tätigkeitsbereich aus.
Ergänzen Sie die Sprachkommunikation Ihres Arztpraxis
Medizinische Vorab-Abfrage
Das erste, was Ihre Patienten hören, bevor sie weitergeleitet werden. Vermitteln Sie schon beim ersten Klingeln einen beruhigenden und professionellen Eindruck.
Dringendes Update
Kurzfristige Vertretung, außerplanmäßige Schließung, Änderung der Bereitschaftszeiten: Passen Sie Ihren Telefonempfang umgehend an.
Verwalten Sie alle Ihre medizinischen Nachrichten
Empfang der Praxis, Voicemail jedes Arztes, Bereitschaftsnachrichten: Ihre gesamte Sprachkommunikation zentral in Voconix.
Anrufbeantworter von Unternehmen
Auch wenn sie geschlossen ist, können Sie kommunizieren (Öffnungszeiten, Anlaufstellen ...), ohne zwangsläufig eine Nachricht zu hinterlegen.
Neuer Arzt in der Praxis
Erstellen Sie umgehend die telefonische Begrüßungsansage für den neuen Arzt und passen Sie dabei die Stimme und den Tonfall an den Rest der Praxis an.
Finden Sie Ihre alten Nachrichten wieder
Wechsel des Vertreters, neuer Partnerarzt: Sie können alle Ihre früheren Nachrichten im Voconix-Verlauf abrufen und wiederverwenden.
IVR-System für Arztpraxen
Leiten Sie Ihre Patienten bereits beim ersten Anruf mithilfe eines auf Ihre Praxis zugeschnittenen Sprachmenüs an den richtigen Behandler oder die richtige Abteilung weiter.
Medizinische Voicemail
Ob in der Sprechstunde, in Fortbildung oder im Urlaub: Legen Sie Ihren Patienten klar dar, innerhalb welcher Fristen Sie sich melden werden und welche Möglichkeiten ihnen zur Verfügung stehen.
100% – eigenständig für Ihre Praxis
Wählen Sie die Stimme, die Musik und den Text aus und erstellen Sie dann sofort Ihre medizinische Telefonansage – ganz ohne Tonstudio.
Die Preise
Frei
84 € /Jahr
(10.000 Titel)
180€ /Jahr
/Jahr
Eine Frage?
FAQ: Arztpraxis
Durchsuchen Sie die FAQs und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Warum unterscheidet sich der telefonische Empfang in einer Arztpraxis von einem gewöhnlichen telefonischen Empfang?
Eine Arztpraxis unterliegt besonderen Verpflichtungen, die in keinem anderen Sektor gelten. Der Hinweis auf die Nummer 15 für lebensbedrohliche Notfälle ist eine ethische Verpflichtung. Die Weiterleitung an Doctolib ist eine Maßnahme, die den Verwaltungsaufwand verringert. Die genaue Angabe der Bereitschaftszeiten ist eine Leistung im öffentlichen Gesundheitswesen. Eine allgemeine Mitteilung deckt keinen dieser drei Punkte ab.
Welcher Hinweis muss bei der telefonischen Begrüßung in einer Arztpraxis unbedingt erfolgen?
Die 15, die Nummer des Rettungsdienstes (SAMU), für lebensbedrohliche Notfälle. Dieser Hinweis muss am Anfang der Nachricht stehen, noch vor den Öffnungszeiten und vor allen anderen Kontaktmöglichkeiten. Dies ist eine ethische und berufsständische Verpflichtung.
Darf man Doctolib bei der telefonischen Patientenannahme in einer Arztpraxis erwähnen?
Ja, und das ist sehr zu empfehlen. Wenn Sie Ihre Patienten dazu anhalten, Termine online zu vereinbaren, entlasten Sie Ihre Telefonleitung. Beispielformulierung: «Um einen Termin zu vereinbaren, nutzen Sie bitte unseren Doctolib-Bereich, der rund um die Uhr verfügbar ist.»
Wie lange sollte die telefonische Sprechstunde einer Arztpraxis dauern?
Maximal 25 Sekunden. Die ideale Reihenfolge: Angabe der Praxis, Grund für die Nichtverfügbarkeit, Notrufnummer 15, Alternative „Doctolib“, Rückrufzeitpunkt. Jede zusätzliche Sekunde erhöht das Risiko, dass ein ängstlicher Patient auflegt.
Ist für die Zeiten des ärztlichen Bereitschaftsdienstes eine gesonderte telefonische Anlaufstelle erforderlich?
Ja. Außerhalb Ihrer Sprechzeiten muss in Ihrer Nachricht der diensthabende Arzt oder die medizinische Versorgungsstelle des Bezirks mit deren Telefonnummer angegeben sein. Mit Voconix, das Erstellen dieser Nachricht dauert über Ihr Konto nur wenige Sekunden.
Wie kündigt man am Telefon eine ärztliche Vertretung an?
Geben Sie die Schließungsdaten, den Namen des Vertretungsarztes und dessen Durchwahl an. Beispiel: «Dr. [Name] ist vom [Datum] bis zum [Datum] im Urlaub. Dr. [Vertretung] übernimmt die Sprechstunden unter der Nummer [Nummer].» Erstellen Sie diese Nachricht in wenigen Sekunden auf Voconix.
Welche Stimme eignet sich am besten für die telefonische Begrüßung in einer Arztpraxis?
Eine ruhige und wohlwollende Frauenstimme. Sie soll Ruhe und Kompetenz vermitteln, ohne dabei distanziert zu wirken. Voconix bietet 25 KI- und menschliche Stimmen, die Sie direkt an Ihrem Text ausprobieren können – ganz unverbindlich.
Welche Wartemusik eignet sich für eine Arztpraxis?
Leichte Klassik, Klavier solo oder instrumentale Ambient-Musik. Die rhythmische Musik steht im Kontrast zur medizinischen Umgebung. Der Katalog Voconix enthält auf Gesundheitsberufe zugeschnittene Playlists, die SACEM-lizenzfrei sind.
Wie erstellt Voconix die endgültige Audiodatei?
Sie verfassen Ihren Text auf voconix.de, wählen Sie eine Stimme und eine Musik aus und erstellen Sie die Datei dann mit einem Klick. Die Datei wird sofort im MP3- und WAV-Format erstellt und ist mit allen Telefonsystemen kompatibel. Sie leiten sie an Ihren Installateur weiter oder er erhält sie automatisch über die Direktlieferung Voconix.
Wie viel kostet die Einrichtung eines Telefonempfangs für eine Arztpraxis mit Voconix?
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos auf voconix.de, ohne Kreditkarte. Speziell auf Fachkräfte im Gesundheitswesen zugeschnittene Angebote sind bereits ab 5 € zzgl. MwSt. pro Monat erhältlich. Informieren Sie sich unter Unsere Preise für weitere Informationen zu den Paketen.
