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Erstellen Sie in wenigen Sekunden die telefonische Begrüßungsansage für Ihr Notariat mit KI-Stimme
Was umfasst Ihr Telefonempfang?
4 Situationen bei der telefonischen Kundenbetreuung spezifisch beim Notar
Ein Kunde, der einen Notar anruft, hat oft ein heikles Anliegen: Erbschaft, Scheidung, Immobilienkauf. Ihr telefonischer Empfang sollte die Bedeutung und den Ernst dieser Situationen widerspiegeln.
Der Notar ist gerade mit einer Urkunde beschäftigt oder hat einen Termin
Die Unterzeichnung einer notariellen Urkunde erfordert die volle Aufmerksamkeit des Notars und seines Teams. Bei telefonischen Anfragen sollte mitgeteilt werden, dass der Notar derzeit nicht erreichbar ist, wann er zurückrufen wird und über welchen alternativen Kontaktweg dringende Angelegenheiten geklärt werden können.
Ein Kunde verfolgt den Bearbeitungsstand seines Antrags
Erbschaft, Immobilienverkauf, Scheidung: Notarielle Verfahren können lange dauern. Ein Kunde, der seinen Notar nicht erreichen kann, könnte das Vertrauen verlieren. In Ihrem telefonischen Empfangsservice sollte erklärt werden, wie man eine Nachricht unter Angabe der Aktennummer hinterlassen kann.
Das Büro ist wegen Urlaub oder Fortbildung geschlossen
Weiterbildung, Jahresurlaub, Dienstreise: In Ihrer telefonischen Ansage muss das Datum der Rückkehr angegeben und gegebenenfalls die Notarkanzlei eines Kollegen genannt werden, die den Notardienst übernimmt.
Ein Interessent möchte einen Notar aufsuchen
Eine Privatperson, die für eine Erbschaft oder einen Immobilienkauf einen Notar sucht, wird mehrere Notariate anrufen. Ihr telefonischer Empfang muss sofort Seriosität und Verfügbarkeit vermitteln, um diesen Kontakt nicht zu verlieren.
Besprechung, Erfassung, Lieferung, Installation. Mehrere Tage Wartezeit und zusätzliche Kosten bei jeder Änderung.
Sie erstellen die Audiodatei in wenigen Sekunden. Ihr Installateur erhält sie direkt.
Richten Sie die telefonische Begrüßung für Ihr Notariat
Mit Voconix, und schon verwandeln Sie mit nur wenigen Klicks eine leere Seite in eine professionelle Audiodatei – ganz ohne Studio und ohne Techniker.
Verfassen Sie Ihren Text
Freitext oder vorgefertigte Vorlage für das Notariat. Urkunden, Verfügungen, laufende Vorgänge, Kontakte.
Wählen Sie Ihre Stimme
Unter 5 Sprachen, testbare KI-Stimmen auf Ihren Text und die verfügbaren menschlichen Stimmen.
Musik hinzufügen
Über 10.000 SACEM-lizenzfreie Musikstücke. Automatische Abmischung.
Bitte leiten Sie dies an den Installateur weiter
MP3- oder WAV-Datei, die automatisch an Ihren Telefoninstallateur gesendet wird.
Schritt 5/6: Auswahl der Musik aus 10.000 lizenzfreien Titeln
Audiodateien zur Einreichung bereit über Ihre Telefonzentrale
Die von Voconix sind ohne Umstellung mit allen in Notariaten verwendeten Telefonsystemen kompatibel.
Audioformate
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Kompatibel mit allen IP-Telefonanlagen und Telefonzentralen. Normalisierte Lautstärke für jede Datei.
Direktlieferung
Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Installateurs in Voconix damit er die Datei automatisch erhält, bereit zum Hochladen auf Ihre Telefonzentrale. Mehr erfahren
Gespeicherte Aussprachen
Der Name des Notariats oder der assoziierten Notare wird einmalig gespeichert in Voconix und in all Ihren zukünftigen Nachrichten mit derselben Aussprache wiederverwendet.
Was ein Mandant erlebt, wenn er seinen Notar anruft
Ein Mandant, der einen Notar anruft, hat niemals eine belanglose Angelegenheit zu klären. Die Erbschaft eines Angehörigen, ein Immobilienkauf, ein Ehevertrag, eine Schenkung: Diese Angelegenheiten sind mit erheblichen vermögensrechtlichen und emotionalen Belangen verbunden. Die Qualität Ihres telefonischen Empfangs ist das erste Signal dafür, wie seriös Sie den Fall Ihres Mandanten behandeln werden.
Eine nüchterne, präzise und professionelle Mitteilung vermittelt dem Kunden Vertrauen in Ihre Verfügbarkeit und Ihre Organisation. Mit Voconix, Sie erstellen und aktualisieren diese Audiodatei in wenigen Sekunden über Ihr Konto und leiten sie direkt an Ihren Telefoninstallateur weiter.
Die Besonderheiten der telefonischen Kundenbetreuung in einem Notariat
Das Berufsgeheimnis und die Verschwiegenheit
Wie der Rechtsanwalt unterliegt auch der Notar der beruflichen Schweigepflicht. Ihre telefonische Begrüßung darf keinerlei Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf die Identität eines Mandanten oder eine laufende Angelegenheit zulassen. Ein sachlicher, institutioneller und neutraler Ton ist unerlässlich. Vermeiden Sie jegliche Erwähnung von Arten von Urkunden oder Situationen, die Aufschluss über die Art der bearbeiteten Fälle geben könnten.
Notarielle Fristen und der Umgang mit Erwartungen
Notarielle Verfahren können mehrere Monate dauern. Erbschaft, Kaufvorvertrag, Ablauf gesetzlicher Fristen: Die Kunden rufen regelmäßig an, um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen. Ihr Telefonempfang sollte die Anrufer dazu auffordern, eine Nachricht mit ihrem Namen und der Aktennummer zu hinterlassen, damit das Team sie systematisch zurückrufen kann.
Die Vielzahl der Geistlichen und Mitarbeiter
Eine Notarkanzlei beschäftigt oft mehrere Notare, Notariatsangestellte und Sekretäre, von denen jeder seine eigenen Akten und Mandanten betreut. Individuell auf den jeweiligen Ansprechpartner zugeschnittene Ansagen oder ein interaktives Sprachmenü leiten Anrufe direkt an die richtige Person weiter, ohne dass eine zeitaufwändige zentrale Telefonzentrale geschaltet werden muss.
Sechs Skripte für die telefonische Begrüßung in einem Notariat
Erstellen Sie in wenigen Sekunden die Audiodatei für Ihren Notar-Anrufbeantworter.
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos, ganz ohne Kreditkarte.
Praktische Tipps
Bewährte Praktiken im Empfangsbereich telefonische Erledigung im Notariat
Sechs konkrete Punkte für einen vertrauenswürdigen telefonischen Empfang in der Notariatskanzlei, der den berufsrechtlichen Anforderungen des Berufsstands gerecht wird.
Bitten Sie Ihre Kunden, ihre Aktennummer anzugeben
Wenn ein Kunde seinen Namen und seine Aktennummer hinterlässt, kann Ihr Team ihn zurückrufen und hat dabei alle Informationen griffbereit. Ein einfacher Zusatz in Ihrem Telefonansagetext verkürzt die Dauer jedes ausgehenden Anrufs und verbessert die Qualität der Nachbetreuung.
Wählen Sie einen nüchternen und institutionellen Ton
Das Notariat ist ein ministerieller öffentlicher Dienst. Ihr telefonischer Empfang muss die Würde und Seriosität dieser Funktion widerspiegeln. Ein zu kommerzieller oder zu lockerer Ton steht im Widerspruch zu dem Bild, das man von einem Notariat erwartet.
Geben Sie bitte Ihre Sprechzeiten genau an
Notarkunden unterliegen oft beruflichen Zwängen, die ihre Möglichkeiten für einen Rückruf einschränken. Ein telefonischer Empfang, bei dem die Zeiten angegeben werden, zu denen das Team erreichbar ist, reduziert die Anzahl der verpassten Anrufe.
Erstellen Sie Mitteilungen durch einen Notar und einen Urkundsbeamten
Jeder Notar und jeder Notariatsangestellte verwaltet seine eigenen Akten. Individuell angepasste Ansagen leiten Anrufe direkt an den richtigen Ansprechpartner weiter. Voconix fasst alle diese Nachrichten in einem einzigen Konto zusammen.
Wahren Sie das Berufsgeheimnis
In Ihrer telefonischen Begrüßung dürfen weder die Art des Vorgangs, der Name des Kunden noch die Rechtslage erwähnt werden. Diskretion ist eine absolute berufsethische Verpflichtung. In allen Ihren Nachrichten ist ein neutraler und sachlicher Ton geboten.
Aktualisieren Sie Ihre Nachricht vor jeder Abwesenheit
Fortbildung, Urlaub, Dienstreise: Die Nachricht muss vor der Abreise aktualisiert werden, um das Rückreisedatum und den stellvertretenden Ansprechpartner anzugeben. Mit Voconix, dieses Update dauert ein paar Sekunden.
Telefonische Erreichbarkeit nach Tätigkeitsbereichen
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen. Wählen Sie Ihren Tätigkeitsbereich aus.
Ergänzen Sie die Sprachkommunikation Ihres Notariat
Notarielle Vorab-Abholung
Der erste Ton, den Ihre Kunden hören, bevor sie weitergeleitet werden. Schaffen Sie sofort einen nüchternen und professionellen Ton, der Ihre Seriosität widerspiegelt.
Aktualisierung bei Abwesenheit
Notar im Einsatz, in der Fortbildung oder auf Dienstreise: Passen Sie Ihren Telefonempfang umgehend an und geben Sie den richtigen Vertretungsansprechpartner an.
Verwalten Sie alle Ihre notariellen Schreiben
Standard-Empfang, Urkunden, Kündigungen, Nachrichtenverkehr von Notaren und Notariatsangestellten: Die gesamte Kommunikation Ihrer Kanzlei zentralisiert in Voconix.
Anrufbeantworter von Unternehmen
Auch wenn sie geschlossen ist, können Sie kommunizieren (Öffnungszeiten, Anlaufstellen ...), ohne zwangsläufig eine Nachricht zu hinterlegen.
Neuer Rechtsreferendar oder Notar in Teilzeit
Verfassen Sie umgehend die Ansage des neuen Notars oder Sachbearbeiters und achten Sie dabei darauf, denselben Sprachstil und denselben Tonfall wie im restlichen Büro beizubehalten.
Finden Sie Ihre alten Nachrichten wieder
Wechsel des Geschäftspartners, neue Nummer, geänderte Öffnungszeiten: Finden Sie alle Ihre alten Nachrichten im Voconix-Verlauf wieder und nutzen Sie sie erneut.
IVS für Notariate
Leiten Sie Ihre Kunden bereits beim ersten Anruf an den richtigen Notar oder Notariatsmitarbeiter weiter: Erbschaft, Immobilien, Familienrecht, Unternehmensrecht, Sekretariat.
Voicemail des Notars oder des Notariatsangestellten
Bei der Abwicklung, bei Terminen, bei Schulungen: Bitten Sie Ihre Kunden, ihren Namen und ihre Aktennummer anzugeben, damit wir sie so schnell wie möglich zurückrufen können.
100% – ein eigenständiges Gerät für Ihre Küche
Wählen Sie die Stimme, die Musik und den Text aus und erstellen Sie dann sofort Ihre notarielle Telefonansage – ganz ohne Tonstudio.
Die Preise
Frei
84 € /Jahr
(10.000 Titel)
180€ /Jahr
/Jahr
Eine Frage?
FAQ: Notar
Durchsuchen Sie die FAQs und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Warum ist die telefonische Kundenbetreuung für ein Notariat wichtig?
Die Mandanten eines Notars befassen sich mit Angelegenheiten von großer Tragweite: Erbschaft, Immobilienkauf, Schenkung, Ehevertrag. Ihr telefonischer Empfang ist das erste Zeichen dafür, wie seriös Sie ihre Angelegenheit behandeln. Eine schlichte und präzise Ansage stärkt das Vertrauen bereits beim ersten Kontakt.
Gilt das Berufsgeheimnis auch für die telefonische Notarberatung?
Ja. Ihre Nachricht darf keine Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf einen Mandanten oder ein laufendes Verfahren zulassen. Es ist ein neutraler, institutioneller Ton erforderlich, ohne Erwähnung der Art der bearbeiteten Fälle. Die Verschwiegenheit ist für das Notariat eine absolute berufsethische Verpflichtung.
Wie kann man Kunden dazu auffordern, eine Nachricht zusammen mit ihren Unterlagen zu hinterlassen?
Formulieren Sie eine klare Aufforderung: «Bitte geben Sie Ihren Namen und die Referenznummer Ihres Vorgangs an.» So hat Ihr Team bei einem Rückruf die Informationen sofort zur Hand, was die Bearbeitungszeit verkürzt und die Qualität der Nachbetreuung verbessert.
Wie lang sollte die Begrüßungsansage eines Notariats sein?
20 bis 25 Sekunden. Nennung der Behörde, Hinweis auf die Abwesenheit des Notars, Aufforderung, eine Nachricht unter Angabe der Aktennummer zu hinterlassen, alternativer Kontaktkanal für dringende Fälle. Prägnanz zeugt von Professionalität.
Wie geht man mit der Abwesenheit eines Notars im Telefonempfang um?
Geben Sie die Dauer der Abwesenheit an und nennen Sie den Notar oder Notariatsmitarbeiter, der dringende Angelegenheiten übernimmt, einschließlich seiner Kontaktdaten. Diese Mitteilung muss vor der Abreise erstellt und nach der Rückkehr aktualisiert werden. Mit Voconix, das Update dauert nur wenige Sekunden.
Ist es sinnvoll, die telefonische Begrüßung durch einen Notar individuell anzupassen?
Ja. Jeder Notar und jeder Notariatsangestellte verwaltet seine eigenen Akten und Mandanten. Durch personalisierte Ansagen werden Anrufe direkt an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet, ohne dass das Sekretariat eingeschaltet werden muss. Voconix fasst alle diese Nachrichten in einem einzigen Konto zusammen.
Welche Stimme eignet sich für den telefonischen Empfang bei einem Notar?
Welche Musik passt zu einer notariellen Beurkundung?
Sehr dezente klassische Musik oder gar keine Musik für Einrichtungen, die einen äußerst institutionellen Auftritt bevorzugen. Der Voconix-Katalog umfasst schlichte, SACEM-lizenzfreie klassische Playlists.
Wie richte ich mit Voconix einen telefonischen Empfangsdienst für Notare ein?
Verfassen Sie Ihren Text auf voconix.de, wählen Sie eine Stimme und eine Musik aus und erstellen Sie die Audiodatei mit einem Klick. Die Datei wird automatisch an Ihren Telefonanbieter übermittelt. Die erste Nachricht ist völlig kostenlos.
Wie viel kostet die Einrichtung eines Telefonempfangs für Notare?
Die erste telefonische Begrüßungsansage ist völlig kostenlos unter voconix.de, ohne Kreditkarte. Speziell auf Notariate zugeschnittene Angebote sind bereits ab 5 € (ohne MwSt.) pro Monat erhältlich. Siehe Preise.
