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Erstellen Sie in wenigen Sekunden die telefonische Begrüßungsansage für Ihre Schule oder Kindertagesstätte mit KI-Stimme
Was umfasst Ihr Telefonempfang?
4 Situationen bei der telefonischen Kundenbetreuung spezifisch in der Schule und in der Kindertagesstätte
Eltern, die eine Schule oder eine Kindertagesstätte anrufen, haben oft dringende oder emotionale Anliegen. In diesen vier Situationen ist ein beruhigender, präziser und wohlwollender Umgang am Telefon gefragt.
Das Team ist im Unterricht oder bei einer Aktivität
Während der Unterrichtszeiten oder der Mittagsruhe in der Kindertagesstätte kann das Team keine Anrufe entgegennehmen. In Ihrer telefonischen Ansage sollte angegeben werden, wann zurückgerufen werden kann, und es sollte ein alternativer Kanal für nicht dringende Nachrichten angeboten werden.
Ein Elternteil meldet das Fehlen seines Kindes
Die Meldung einer Abwesenheit muss für Eltern, die es morgens eilig haben, einfach und schnell sein. Ihr telefonischer Empfangsdienst kann eine spezielle Option für Abwesenheitsmeldungen enthalten oder Hinweise dazu geben, wie diese Nachricht übermittelt werden kann.
Außerordentliche Schließung oder Streik
Lehrerstreik, Fortbildungstag, Schließung wegen Bauarbeiten: Die Eltern müssen umgehend informiert werden. Ihre Telefonzentrale muss diese Schließungen ankündigen und dabei die Termine sowie die Betreuungsmodalitäten mitteilen, sofern Teilösungen bestehen.
Ein Elternteil sucht nach Informationen zur Anmeldung
Schulbeginn, Warteliste, einzureichende Unterlagen: Anmeldungen führen zu Beginn des Jahres zu zahlreichen Anrufen. Ihr telefonischer Kundenservice kann die Anrufer über die richtigen Schritte und die Sprechzeiten der Verwaltung informieren.
Besprechung, Erfassung, Lieferung, Installation. Mehrere Tage Wartezeit und zusätzliche Kosten bei jeder Änderung.
Sie erstellen die Audiodatei in wenigen Sekunden. Ihr Installateur erhält sie direkt.
Gestalten Sie den telefonischen Empfang Ihres Schule und Kindertagesstätte
Mit Voconix, und schon verwandeln Sie mit nur wenigen Klicks eine leere Seite in eine professionelle Audiodatei – ganz ohne Studio und ohne Techniker.
Verfassen Sie Ihren Text
Freitext oder vorgefertigte Vorlage. Öffnungszeiten, Abwesenheiten, Schließungen, Anmeldungen, Aktivitäten.
Wählen Sie Ihre Stimme
Unter 5 Sprachen, testbare KI-Stimmen auf Ihren Text und die verfügbaren menschlichen Stimmen.
Musik hinzufügen
Über 10.000 Titel. Automatisches Mixen.
Sofortiger Download
Datei, die mit allen Systemen kompatibel ist. Versandfertig.
Schritt 5/6: Auswahl der Musik aus über 10.000 Titeln
Audiodateien zur Einreichung bereit über Ihre Telefonzentrale
Die von Voconix sind mit allen Telefonanlagen in Schulen und Kindertagesstätten kompatibel, ohne dass eine Umrüstung erforderlich ist.
Audioformate
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Kompatibel mit allen IP-Telefonanlagen und Telefonzentralen. Normalisierte Lautstärke für jede Datei.
Direktlieferung
Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Installateurs in Voconix damit er die Datei erhält, die bereit ist, auf Ihrer Telefonzentrale hinterlegt zu werden. Mehr erfahren
Gespeicherte Aussprachen
Der Name Ihrer Schule oder Kindertagesstätte wird einmalig gespeichert in Voconix und in all Ihren zukünftigen Nachrichten mit derselben Aussprache wiederverwendet.
Eltern, die anrufen, haben selten Zeit zu warten
Ein Elternteil, der eine Schule oder eine Kindertagesstätte anruft, ist oft in Eile: Er meldet die Abwesenheit seines Kindes, bevor er zur Arbeit geht, möchte eine Planänderung bestätigen oder benötigt dringend Informationen über den Zustand seines Kindes. Diese Anrufe kommen meist zwischen 7:30 und 9:00 Uhr, genau dann, wenn das Team die Kinder in Empfang nimmt und nicht immer ans Telefon gehen kann.
Ihr telefonischer Kundenservice muss diese unvermeidbare Nichtverfügbarkeit auf beruhigende und effiziente Weise ausgleichen. Mit Voconix, Sie erstellen diese Meldung in wenigen Sekunden und aktualisieren sie, sobald sich die Situation ändert.
Besonderheiten der telefonischen Kundenbetreuung für Schulen und Kindertagesstätten
Abwesenheitsverwaltung
Die Abwesenheitsmeldung ist die häufigste Anfrage zu Beginn des Tages. Ihr telefonischer Empfang sollte diesen Vorgang so einfach wie möglich gestalten: Erklären Sie deutlich, wie die Abwesenheit gemeldet werden kann (eine Nachricht hinterlassen, eine SMS an eine spezielle Nummer senden, die App der Schule nutzen), ohne dass die Eltern mit jemandem sprechen müssen.
Schließungen und organisatorische Änderungen
Fortbildungstag, Streik, Schließung wegen Bauarbeiten, geänderte Essenszeiten: Eltern müssen schnell und klar informiert werden. Ihr telefonischer Kundenservice ist der erste Kommunikationskanal im Falle einer unerwarteten Schließung. Dort müssen die Dauer der Schließung und gegebenenfalls die verfügbaren Betreuungsmöglichkeiten angegeben werden.
Ein freundlicher Tonfall
Eltern, die bei einer Schule oder einer Kindertagesstätte anrufen, befinden sich manchmal in einer Stresssituation, insbesondere wenn es Probleme mit ihrem Kind gibt. Ihr telefonischer Empfang sollte Herzlichkeit, Wohlwollen und Hilfsbereitschaft vermitteln, auch wenn gerade niemand ans Telefon gehen kann. Ein zu kühler oder zu formeller Ton schafft eine Distanz, die nicht den Werten einer Einrichtung entspricht, die kleine Kinder betreut.
Sechs Skripte für die telefonische Begrüßung in Schulen und Kindertagesstätten
Erstellen Sie in wenigen Sekunden die Audiodatei für Ihren Telefonansagetext für Ihre Schule und Kindertagesstätte.
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos, ganz ohne Kreditkarte.
Praktische Tipps
Bewährte Praktiken im Empfangsbereich Telefonanschluss für Schulen und Kindertagesstätten
Sechs konkrete Punkte für einen freundlichen Umgang am Telefon, der den Eltern das Leben erleichtert und den Arbeitsalltag des Teams vereinfacht.
Machen Sie die Abwesenheitsmeldung so einfach wie möglich
Morgens zwischen 7:30 und 9:00 Uhr muss ein Elternteil, der es eilig hat, die Abwesenheit seines Kindes in weniger als 30 Sekunden melden können. Ihr telefonischer Kundenservice muss klar darlegen, wie diese Meldung abgegeben werden kann (Sprachnachricht, SMS, App), ohne dass der Elternteil mit jemandem sprechen muss.
Wählen Sie einen herzlichen und wohlwollenden Ton
Eine Schule oder eine Kindertagesstätte ist ein Ort des Vertrauens. Ihr telefonischer Empfang sollte Herzlichkeit und Hilfsbereitschaft vermitteln, auch wenn das Team gerade nicht ans Telefon gehen kann. Ein zu kühler, institutioneller Ton schafft eine Distanz, die nicht zu den Werten einer Einrichtung passt, die kleine Kinder betreut.
Rechnen Sie mit außerplanmäßigen Schließungen
Verfassen Sie Ihre Schließungsmitteilung, sobald Sie von einem Fortbildungstag, einem Streik oder einer Schließung wegen Bauarbeiten erfahren. Eltern, die am selben Morgen anrufen, benötigen eine sofortige Antwort, um sich entsprechend organisieren zu können.
Geben Sie die Sprechzeiten der Verwaltung an
Eltern haben oft administrative Fragen, die nicht per Nachricht geklärt werden können. Wenn Sie in Ihrem Telefonansage die Zeiten angeben, zu denen sie das Sekretariat erreichen können, lassen sich wiederholte Anrufe vermeiden und die Organisation des Teams verbessern.
Erstellen Sie eine spezielle Nachricht für Anmeldungen
Während der Anmeldephase (Januar bis März für Kindertagesstätten, Februar bis April für Schulen) steigt die Zahl der Anträge stark an. Voconix ermöglicht es Ihnen, für diesen Zeitraum eine temporäre Nachricht speziell für Anmeldungen zu erstellen und anschließend wieder zu Ihrer Standardnachricht zurückzukehren.
Wählen Sie sanfte, beruhigende Musik aus
Die Musik Ihrer Telefonansage sollte zur Welt der Kinder passen und eine wohlwollende Atmosphäre vermitteln. Sie sollte sanft, positiv und nicht beunruhigend sein. Der Voconix-Katalog umfasst mehr als 10.000 Titel, sodass Sie die passende Musik für Ihre Einrichtung finden können.
Telefonische Erreichbarkeit nach Tätigkeitsbereichen
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen. Wählen Sie Ihren Tätigkeitsbereich aus.
Ergänzen Sie die Sprachkommunikation Ihres Schule oder Kindertagesstätte
Vorab-Abholung von der Schule oder der Kindertagesstätte
Das erste, was die Eltern hören, bevor sie mit Ihnen verbunden werden. Schaffen Sie sofort eine herzliche und wohlwollende Atmosphäre, die den Familien ein Gefühl der Sicherheit vermittelt.
Aktuelle Informationen zu Betriebsschließungen oder Streiks
Fortbildungstag, Streik, Schließung wegen Bauarbeiten: Aktualisieren Sie umgehend Ihren Telefonansage, um die Familien zu informieren.
Verwalten Sie alle Ihre Nachrichten
Standard-Anrufbeantwortung, Abwesenheiten, Schließungen, Anmeldungen, Veranstaltungen: Die gesamte telefonische Kommunikation Ihrer Einrichtung wird in Voconix zentral verwaltet.
Anrufbeantworter von Unternehmen
Auch wenn sie geschlossen ist, können Sie kommunizieren (Öffnungszeiten, Anlaufstellen ...), ohne zwangsläufig eine Nachricht zu hinterlegen.
Neuer Direktor oder Sekretär
Verfassen Sie umgehend die Mitteilung des neuen Leiters und halten Sie dabei denselben Stil und Ton beibehaltend wie im Rest der Einrichtung.
Finden Sie Ihre alten Nachrichten wieder
Frühere Fortbildungstage, abgelaufene Anmeldefristen, frühere Stundenpläne: Hier finden Sie alle Ihre Nachrichten im Voconix-Verlauf.
SVI für Schulen oder Kindertagesstätten
Geben Sie den Eltern bereits beim ersten Anruf die richtigen Hinweise: Meldung von Abwesenheiten, Informationen zur Anmeldung, Kontakt zum Sekretariat, Notfälle.
Voicemail der Einrichtung
Im Unterricht, bei Lehrerkonferenzen, bei Fortbildungen: Bitten Sie die Eltern, bei ihrer Nachricht den Vornamen und die Klasse ihres Kindes anzugeben.
100% – eine eigenständige Lösung für Ihre Einrichtung
Wählen Sie die Stimme, die Musik und den Text aus und erstellen Sie dann sofort Ihre Telefonansage – ganz ohne Tonstudio.
Die Preise
Frei
84 € /Jahr
(10.000 Titel)
180€ /Jahr
/Jahr
Eine Frage?
FAQ: Schule und Kindertagesstätte
Durchsuchen Sie die FAQs und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Warum ist ein professioneller telefonischer Empfang für eine Schule oder eine Kindertagesstätte wichtig?
Eltern, die eine Schule oder eine Kindertagesstätte anrufen, sind oft in Eile, insbesondere morgens, wenn sie eine Abwesenheit melden müssen. Ein telefonischer Empfang, der diese Meldung erleichtert, die Sprechzeiten angibt und über außerplanmäßige Schließungen informiert, verringert die Frustration der Familien und entlastet das Team im Alltag.
Wie lässt sich die Meldung von Abwesenheiten am Telefon vereinfachen?
In Ihrer Nachricht muss klar angegeben sein, wie die Abwesenheit gemeldet werden soll: «Hinterlassen Sie eine Nachricht mit dem Vornamen, Nachnamen und der Klasse Ihres Kindes» oder «Senden Sie eine SMS an [Nummer]». Die Eltern sollten diese Meldung in weniger als 30 Sekunden vornehmen können, ohne mit jemandem sprechen zu müssen.
Wie kündigt man eine außerplanmäßige Schließung am Telefon an?
Sobald Sie von einem Fortbildungstag, einem Streik oder einer Schließung wegen Bauarbeiten erfahren, erstellen Sie eine Mitteilung, in der Sie dies deutlich angeben und die Daten sowie die verfügbaren Betreuungsmöglichkeiten nennen. Mit Voconix, dieses Update dauert ein paar Sekunden.
Wie lang sollte die Begrüßungsansage einer Schule oder Kindertagesstätte sein?
25 bis 35 Sekunden. Nennung des Namens der Einrichtung, Erklärung für die Nichtverfügbarkeit, Anleitung zur Meldung einer Abwesenheit, Sprechzeiten der Verwaltung, gegebenenfalls dringende Informationen. Jede Information muss klar und einprägsam sein.
Wie werden Anmeldeanfragen am Telefon bearbeitet?
Erstellen Sie während des Anmeldezeitraums eine spezielle, vorübergehende Nachricht, in der das Verfahren beschrieben wird (Warteliste, einzureichende Unterlagen, E-Mail-Kontakt). Diese Nachricht kann ausschließlich während des Anmeldezeitraums aktiv sein und anschließend durch Ihre Standardnachricht ersetzt werden. Voconix erleichtert diesen Wechsel.
Welche Stimme eignet sich für den telefonischen Empfang einer Schule oder Kindertagesstätte?
Welche Wartemusik eignet sich für eine Schule oder eine Kindertagesstätte?
Sanfte, positive und nicht beunruhigende Musik. Sie sollte zur Welt der Kindheit und der Herzlichkeit passen. Vermeiden Sie Musik, die zu institutionell oder zu förmlich wirkt. Der Voconix-Katalog umfasst mehr als 10.000 Titel, aus denen Sie eine passende Musik finden können.
Wie geht man mit dringenden Anrufen von Eltern um?
Ihre Telefonzentrale kann zwischen Notfällen und gewöhnlichen Anfragen unterscheiden: «Bei einem Notfall, der Ihr Kind betrifft, bleiben Sie bitte in der Leitung. Bei allen anderen Anfragen rufen Sie uns bitte nach 16:30 Uhr zurück.» Diese Formulierung lenkt die Anrufe entsprechend weiter, ohne dass dringende Fälle unbeantwortet bleiben.
Wie richte ich mit Voconix einen Telefonempfang für eine Schule oder Kindertagesstätte ein?
Verfassen Sie Ihren Text auf voconix.de, wählen Sie eine Stimme und eine Musik aus und erstellen Sie die Audiodatei mit einem Klick. Laden Sie die Datei herunter und leiten Sie sie an Ihren Telefoninstallateur weiter. Die erste Nachricht ist völlig kostenlos.
Wie viel kostet die Einrichtung eines Telefonempfangs für eine Schule oder Kindertagesstätte?
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos auf voconix.de, ohne Kreditkarte. Speziell auf Schulen und Kindertagesstätten zugeschnittene Angebote sind bereits ab 5 € (ohne MwSt.) pro Monat erhältlich. Siehe Preise.
