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Erstellen Sie in wenigen Sekunden die telefonische Begrüßungsansage für Ihr Hotel mit KI-Stimme
Was umfasst Ihr Telefonempfang?
4 Situationen bei der telefonischen Kundenbetreuung spezifisch im Hotel
Ein Hotel erhält zu jeder Tages- und Nachtzeit Anrufe von Gästen mit sehr unterschiedlichen Hintergründen: Last-Minute-Buchungen, Informationsanfragen, Beschwerden, verirrte Reisende. Diese vier Situationen erfordern einen präzisen und freundlichen Umgang am Telefon.
Die Rezeption ist besetzt oder nicht erreichbar
Ein laufender Check-in, eine dringende Anfrage eines Gastes auf dem Zimmer: Manchmal kann niemand ans Telefon gehen. Ihre Telefonzentrale sollte dem potenziellen Gast mitteilen, wie er das Hotel auf andere Weise erreichen kann, und ihn beruhigen.
Ein Kunde möchte eine Gruppenbuchung vornehmen oder ein Gruppenangebot anfordern
Anfragen für Seminar-, Hochzeits- oder Gruppenbuchungen gehen oft telefonisch ein. Ihr Telefonempfang sollte die Anrufer an den richtigen Ansprechpartner oder an Ihr Online-Buchungssystem weiterleiten.
Das Hotel ist im gewünschten Zeitraum ausgebucht
Ein Hotel, das über freie Zimmer verfügt, dies aber bei der telefonischen Anfrage nicht klar kommuniziert, kostet sowohl den Kunden als auch das Team Zeit. Es ist besser, den Kunden sofort auf die verfügbaren Termine oder Ihre Reservierungszentrale hinzuweisen.
Saisonale Schließung oder Bauarbeiten
Winterpause, Renovierungsarbeiten, Nebensaison: In Ihrer telefonischen Ansage sollten Sie die Termine für die Wiedereröffnung, verfügbare Alternativen und die Möglichkeiten angeben, wie man für eine zukünftige Buchung in Kontakt bleiben kann.
Besprechung, Erfassung, Lieferung, Installation. Mehrere Tage Wartezeit und zusätzliche Kosten bei jeder Änderung.
Sie erstellen die Audiodatei in wenigen Sekunden. Ihr Installateur erhält sie direkt.
Gestalten Sie den telefonischen Empfang Ihres Hotel
Mit Voconix, und schon verwandeln Sie mit nur wenigen Klicks eine leere Seite in eine professionelle Audiodatei – ganz ohne Studio und ohne Techniker.
Verfassen Sie Ihren Text
Freitext oder vorgefertigte Vorlage für ein Hotel. Öffnungszeiten der Rezeption, Reservierungen, Dienstleistungen, Schließzeiten.
Wählen Sie Ihre Stimme
Unter 5 Sprachen, testbare KI-Stimmen auf Ihren Text und die verfügbaren menschlichen Stimmen.
Musik hinzufügen
Über 10.000 Titel. Automatisches Mixen.
Sofortiger Download
Datei, die mit allen Systemen kompatibel ist. Versandfertig.
Schritt 5/6: Auswahl der Musik aus über 10.000 Titeln
Audiodateien zur Einreichung bereit über Ihre Telefonzentrale
Die von Voconix sind mit allen in der Hotellerie verwendeten Telefonsystemen kompatibel, ohne dass eine Umstellung erforderlich ist.
Audioformate
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Kompatibel mit allen IP-Telefonanlagen und Hotel-Telefonanlagen. Normierter Schallpegel.
Direktlieferung
Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Installateurs in Voconix damit er die Datei automatisch erhält, bereit zum Hochladen auf Ihre Telefonzentrale. Mehr erfahren
Gespeicherte Aussprachen
Der Name Ihres Hotels oder einer Dienstleistung, der schwer auszusprechen ist, wird einmalig gespeichert in Voconix und in all Ihren zukünftigen Nachrichten wiederverwendet werden.
Die telefonische Begrüßung in einem Hotel spiegelt dessen Serviceniveau wider
Ein Hotel erhält rund um die Uhr Anrufe von Gästen mit sehr unterschiedlichen Profilen: ein Geschäftsreisender, der in letzter Minute bucht, ein Paar, das sein romantisches Wochenende plant, ein Seminarveranstalter, der ein Gruppenangebot anfordert, oder ein bereits anwesender Gast, der ein Problem im Zimmer meldet. In all diesen Fällen vermittelt Ihr telefonischer Empfang sofort einen Eindruck vom Serviceniveau und der Aufmerksamkeit, die jedem einzelnen Gast entgegengebracht wird.
Mit Voconix, erstellen Sie in wenigen Sekunden einen professionellen Telefonansagetext für Ihr Hotel und leiten diesen direkt an Ihren Telefoninstallateur weiter. Eine Ansage, die Ihrem Haus gerecht wird.
Die Besonderheiten der telefonischen Gästebetreuung im Hotelgewerbe
Verfügbarkeit rund um die Uhr
Ein Hotel ist per Definition ein Ort, der rund um die Uhr geöffnet ist. Dennoch kann die Rezeption nicht immer ans Telefon gehen. In Ihrem telefonischen Begrüßungstext sollte angegeben werden, wie man zu jeder Zeit einen Mitarbeiter erreichen kann, sei es über eine Nachtdienstnummer oder einen anderen Kontaktkanal.
Mehrsprachige Verwaltung
Ein Hotel empfängt oft internationale Gäste. Ihre Telefonansage kann je nach Ihrer Hauptkundschaft in mehreren Sprachen aufgezeichnet werden. Voconix bietet KI- und menschliche Stimmen in fünf Sprachen an, um eine Telefonansage zu erstellen, die auf Ihre internationale Ausrichtung zugeschnitten ist.
Gruppenanfragen und Veranstaltungen
Firmen-Seminare, Hochzeiten, Geburtstage, Betriebsausflüge: Anfragen zu Veranstaltungen machen einen bedeutenden Teil des Hotelumsatzes aus. Ihr telefonischer Empfang muss diese Anfragen direkt an den Vertriebs- oder Veranstaltungsleiter weiterleiten, ohne dass sie in einer allgemeinen Warteschleife verloren gehen.
Fünf Skripte für die telefonische Begrüßung in Hotels
Erstellen Sie in wenigen Sekunden die Audiodatei für Ihren Hotel-Anrufbeantworter. Die erste Nachricht ist völlig kostenlos, ganz ohne Kreditkarte.
Meine Nachricht kostenlos erstellen Siehe PreisePraktische Tipps
Bewährte Praktiken im Empfangsbereich Telefonverkehr im Gastgewerbe
Sechs konkrete Punkte für einen telefonischen Empfang im Hotel, der dem Serviceniveau Ihres Hauses gerecht wird.
Geben Sie an, wie man das Team rund um die Uhr erreichen kann
Ein Hotel ist rund um die Uhr geöffnet. Ihr telefonischer Kundenservice muss eine Nachtdienstnummer oder einen alternativen Kontaktkanal für Gäste angeben, die außerhalb der Öffnungszeiten der Rezeption anrufen. Lassen Sie einen Gast niemals ohne Lösung zurück.
Geben Sie bitte Ihre Empfangs- und Ankunftszeiten an
Check-in- und Check-out-Zeiten, Öffnungszeiten der Rezeption, Nachtdienst: Diese Informationen beantworten die häufigsten Fragen Ihrer Gäste vor ihrer Ankunft. Wenn Sie diese Informationen in Ihren telefonischen Begrüßungstext einbauen, lässt sich das Volumen der eingehenden Anrufe reduzieren.
Leiten Sie Anfragen zu Gruppen und Veranstaltungen weiter
Seminare, Hochzeiten, Geburtstage: Solche Anfragen gehen oft telefonisch ein. Ein telefonischer Empfang, der den Anrufer an den Vertriebs- oder Veranstaltungsleiter weiterleitet, verhindert, dass Chancen in einer allgemeinen Telefonzentrale verloren gehen.
Erstellen Sie bei Bedarf eine mehrsprachige Nachricht
Wenn Ihr Hotel Gäste aus aller Welt empfängt, gestalten Sie Ihre telefonische Begrüßung auf Französisch und Englisch – je nach Ihrer Positionierung gegebenenfalls auch in weiteren Sprachen. Voconix bietet KI- und menschliche Stimmen in 5 Sprachen an.
Passen Sie Ihre Botschaft an die Jahreszeiten und Ereignisse an
Winterpause, Hochsaison im Sommer, lokale Veranstaltungen, die Ihre Kapazitäten auslasten: Ihr telefonischer Empfang muss zu jeder Jahreszeit die aktuelle Situation Ihres Betriebs widerspiegeln. Bereiten Sie sich auf diese Veränderungen mit im Voraus vorbereiteten Ansagen vor.
Wählen Sie eine Musik aus, die zu Ihrer Positionierung passt
Ein Luxushotel setzt auf zurückhaltende klassische Musik. Ein trendiges Boutique-Hotel bevorzugt moderne Ambient-Musik. Eine Natur-Lodge entscheidet sich für organische Klänge. Die Musik Ihres Telefonansprechers vermittelt bereits vor der Ankunft des Gastes die Seele Ihres Hauses.
Telefonische Erreichbarkeit nach Tätigkeitsbereichen
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen. Wählen Sie Ihren Tätigkeitsbereich aus.
Ergänzen Sie die Sprachkommunikation Ihres Hotel
Hotel-Vorauswahl
Der erste Ton, den Ihre Kunden hören, bevor sie mit einem Mitarbeiter verbunden werden. Schaffen Sie sofort eine herzliche und professionelle Atmosphäre, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Aktualisierungen in Echtzeit
Ausgebucht für einen bestimmten Zeitraum, außerplanmäßige Schließung, laufende Veranstaltung: Aktualisieren Sie Ihren telefonischen Begrüßungstext umgehend, um Ihre Kunden zu informieren.
Verwalten Sie alle Ihre Hotelnachrichten
Rezeption, Nachtdienst, saisonale Schließung, Veranstaltungen: Die gesamte Telefonkommunikation Ihres Hotels wird in Voconix zentral verwaltet.
Anrufbeantworter für Unternehmen
Auch außerhalb der Öffnungszeiten informieren Sie über Zeiten und Kontaktwege — ganz ohne Rückrufaufwand.
Neuer Verantwortlicher oder neue Abteilung
Verfassen Sie umgehend die Mitteilung des neuen Leiters der Rezeption, des Restaurants oder der Veranstaltungsabteilung und behalten Sie dabei den Stil und den Ton des Hauses bei.
Finden Sie Ihre alten Nachrichten wieder
Vergangene Veranstaltung, vergangene Saison, Änderungen im Angebot: Finden Sie alle Ihre alten Nachrichten im Voconix-Verlauf wieder und nutzen Sie sie erneut.
IVR für Hotels
Leiten Sie Ihre Gäste bereits beim ersten Anruf weiter: Reservierung, Restaurant, Spa, Seminare, Zimmerservice, Informationen zur Anreise.
Voicemail der Rezeption
Außerhalb der Sprechzeiten: Bitten Sie Ihre Kunden, ihre Kontaktdaten zu hinterlassen, damit sie eine schnelle und persönliche Antwort erhalten.
100% – ein eigenständiges System für Ihr Hotel
Wählen Sie die Stimme, die Musik und den Text aus und erstellen Sie dann sofort Ihre Hotel-Anrufbegrüßung – ganz ohne Tonstudio.
Unsere Preise
Kostenlos
7 € zzgl. MwSt./Monat
15 € zzgl. MwSt./Monat
/Jahr
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FAQ: Hotel
Häufige Fragen — Antworten auf einen Blick
Warum ist der telefonische Empfang für ein Hotel wichtig?
Ein Hotel erhält zu jeder Tages- und Nachtzeit Anrufe von Gästen mit sehr unterschiedlichen Profilen. Ihr telefonischer Empfang ist der erste akustische Kontakt mit Ihrem Haus. Er muss das Serviceniveau vermitteln, den zukünftigen Gast schnell weiterleiten und ihm hinsichtlich seiner Buchung Sicherheit geben.
Wie werden Anrufe bearbeitet, wenn die Rezeption besetzt ist?
Ihr telefonischer Empfang sollte darauf hinweisen, dass die Rezeption derzeit besetzt ist, eine Notrufnummer für dringende Fälle angeben und auf Ihre Website oder Ihre Reservierungszentrale verweisen. Mit Voconix, diese Meldung wird innerhalb weniger Sekunden aktualisiert.
Wie teilt man am Telefon mit, dass ein Hotel ausgebucht ist?
Machen Sie deutlich, dass Sie im gewünschten Zeitraum ausgebucht sind, und verweisen Sie auf Ihrer Website oder auf Booking.com auf Ihre nächsten freien Termine. Ein Kunde, der auf einen alternativen Termin hingewiesen wird, bleibt ein potenzieller Kunde.
Braucht ein Hotel einen mehrsprachigen Telefonservice?
Wenn Ihr Unternehmen internationale Kunden bedient, dann ja. Richten Sie Ihren telefonischen Kundenservice mindestens auf Französisch und Englisch ein. Voconix bietet KI- und menschliche Stimmen in 5 Sprachen an, um Ihren internationalen Kundenstamm abzudecken.
Wie gehen wir mit Anfragen zu Seminaren und Veranstaltungen um?
Ihre Telefonzentrale sollte diese Anfragen an den Vertriebs- oder Veranstaltungsleiter weiterleiten: «Wenn Sie eine Anfrage zu einem Seminar oder einer exklusiven Veranstaltung haben, hinterlassen Sie bitte Ihre Kontaktdaten. Unser Verantwortlicher ruft Sie innerhalb von 24 Stunden zurück.» Diese Anrufe sind zu wertvoll, um in einer allgemeinen Telefonzentrale unterzugehen.
Welche Stimme eignet sich für den telefonischen Empfang in einem Hotel?
Welche Wartemusik eignet sich für ein Hotel?
Die Musik Ihrer Telefonansage sollte den Charakter Ihres Hauses widerspiegeln. Schlichte klassische Musik für ein Luxushotel, moderne Ambient-Musik für ein Boutique-Hotel, natürliche Klänge für eine Lodge. Der Voconix-Katalog umfasst mehr als 10.000 Titel, damit Sie die Musik finden, die zu Ihrer Identität passt.
Wie geht man mit der saisonalen Schließung eines Hotels um?
Erstellen Sie eine Mitteilung, in der die Schließungsdaten, das Datum der Wiedereröffnung und die Kontaktmöglichkeiten für zukünftige Buchungen (E-Mail oder Website) angegeben sind. Veröffentlichen Sie diese Mitteilung vor der Schließung und ersetzen Sie sie sofort nach der Wiedereröffnung.
Wie richte ich mit Voconix einen telefonischen Empfang für ein Hotel ein?
Verfassen Sie Ihren Text auf voconix.de, wählen Sie eine Stimme und eine Musik aus und erstellen Sie die Audiodatei mit einem Klick. Die Datei wird automatisch an Ihren Telefonanbieter übermittelt. Die erste Nachricht ist völlig kostenlos.
Wie viel kostet die Einrichtung eines Telefonempfangs für ein Hotel?
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos auf voconix.de, ohne Kreditkarte. Speziell auf Hotels zugeschnittene Angebote sind bereits ab 5 € (ohne MwSt.) pro Monat erhältlich. Siehe Preise.
