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Erstellen Sie in wenigen Sekunden die telefonische Begrüßungsansage für Ihre Zahnarztpraxis mit KI-Stimme
Was umfasst Ihr Telefonempfang?
4 Situationen bei der telefonischen Kundenbetreuung spezifisch in der Zahnarztpraxis
Ein Patient, der in einer Zahnarztpraxis anruft, leidet möglicherweise unter starken Schmerzen oder hat große Angst. Diese vier Situationen erfordern einen präzisen und beruhigenden Umgang am Telefon.
Die Praxis ist geschlossen und der Patient hat einen zahnärztlichen Notfall
Akute Zahnschmerzen können nicht bis Montagmorgen warten. Ihre Telefonzentrale muss sofort die zahnärztliche Notrufnummer der Region angeben.
Die Sekretärin ist während der Behandlungen beschäftigt
Während einer Zahnextraktion oder des Einsetzens einer Prothese darf niemand ans Telefon gehen. Ihre Telefonzentrale muss den Patienten an Doctolib weiterleiten und den ängstlichen Patienten beruhigen.
Ein Patient möchte einen Termin absagen oder verschieben
Last-Minute-Absagen stellen den größten Einnahmeverlust einer Zahnarztpraxis dar. Ihre Telefonzentrale kann Patienten an Doctolib weiterleiten, um die frei gewordenen Termine zu verwalten.
Die Praxis ist wegen Urlaub oder Fortbildung geschlossen
Urlaub, Fortbildung, Vertretung: In Ihrer telefonischen Ansage müssen das Datum der Rückkehr sowie gegebenenfalls der vertretende Zahnarzt deutlich angegeben werden.
Besprechung, Erfassung, Lieferung, Installation. Mehrere Tage Wartezeit und zusätzliche Kosten bei jeder Änderung.
Sie erstellen die Audiodatei in wenigen Sekunden. Ihr Installateur erhält sie direkt.
Gestalten Sie den telefonischen Empfang Ihres Zahnarztpraxis
Mit Voconix, und schon verwandeln Sie mit nur wenigen Klicks eine leere Seite in eine professionelle Audiodatei – ganz ohne Studio und ohne Techniker.
Verfassen Sie Ihren Text
Freitext oder vorgefertigte Vorlage für eine Zahnarztpraxis. Notfälle, Doctolib, Sprechzeiten, Vertretung.
Musik hinzufügen
Über 10.000 Musikstücke: kommerzielle oder SACEM-lizenzfreie Titel. Automatische Abmischung.
Bitte leiten Sie dies an den Installateur weiter
MP3- oder WAV-Datei, die automatisch an Ihren Telefoninstallateur gesendet wird.
Schritt 5/6: Auswahl der Musik aus 10.000 lizenzfreien Titeln
Audiodateien zur Einreichung bereit über Ihre Telefonzentrale
Die von Voconix sind mit allen in Zahnarztpraxen verwendeten Telefonsystemen kompatibel, ohne dass eine Umrüstung erforderlich ist.
Audioformate
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Kompatibel mit allen IP-Telefonanlagen und Telefonzentralen. Normalisierte Lautstärke für jede Datei.
Direktlieferung
Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Installateurs in Voconix damit er die Datei automatisch erhält, bereit zum Hochladen auf Ihre Telefonzentrale. Mehr erfahren
Gespeicherte Aussprachen
Der Name des Zahnarztes oder einer schwer auszusprechenden zahnmedizinischen Technik wird einmalig gespeichert in Voconix und in all Ihren zukünftigen Nachrichten wiederverwendet werden.
Was Ihre Patienten empfinden, wenn sie in Ihrer Praxis anrufen
Fast jeder zweite Franzose leidet unter Zahnarztangst. Wenn ein Patient in Ihrer Praxis anruft, ist er selten entspannt. Möglicherweise hat er starke Schmerzen, fürchtet sich vor einer bevorstehenden Behandlung oder versucht, einen Termin abzusagen, vor dem er sich fürchtet. Die ersten Sekunden Ihres telefonischen Empfangs bestimmen unmittelbar das Maß an Vertrauen, das der Patient Ihrer Praxis entgegenbringt.
Eine gut gestaltete telefonische Begrüßungsansage vermittelt bereits vor dem Abheben ein Gefühl der Sicherheit. Sie zeigt, dass die Praxis gut organisiert ist, dass Notfälle vorweggenommen werden und dass der Patient erwartet wird. Mit Voconix, erstellen Sie diese Audiodatei in wenigen Sekunden und leiten Sie sie direkt an Ihren Telefoninstallateur weiter.
Die Besonderheiten der telefonischen Patientenbetreuung in einer Zahnarztpraxis
Der Umgang mit zahnmedizinischen Notfällen
Im Gegensatz zu einer Arztpraxis besteht für eine Zahnarztpraxis keine gesetzliche Verpflichtung, eine nationale Notrufnummer anzugeben. Doch akute Zahnschmerzen sind für den betroffenen Patienten ein echter Notfall. Ihr telefonischer Notdienst außerhalb der Sprechzeiten sollte eine lokale zahnärztliche Notrufnummer oder einen Bereitschaftsdienst sowie die Nummer 15 für schwere Fälle angeben.
Die Weiterleitung an Doctolib
Die überwiegende Mehrheit der Zahnarztpraxen nutzt Doctolib für die Terminvereinbarung. Ihr Telefonempfang sollte Patienten bei Standardanfragen systematisch an Ihren Doctolib-Bereich weiterleiten, damit diese jederzeit selbst einen Termin vereinbaren können, ohne Ihr Sekretariat in Anspruch zu nehmen.
Die Bearbeitung von Stornierungen
Ein nicht wahrgenommener 45-minütiger Termin bedeutet einen erheblichen Umsatzverlust. Ihr Telefonempfang kann Patienten, die ihren Termin absagen möchten, an Doctolib weiterleiten, um den Termin freizugeben und ihn einem anderen Patienten auf der Warteliste zuzuweisen.
Sechs Skripte für die telefonische Begrüßung in einer Zahnarztpraxis
Erstellen Sie in wenigen Sekunden die Audiodatei für Ihren Telefonansagetext für Ihre Zahnarztpraxis.
Die erste Nachricht ist völlig kostenlos, ganz ohne Kreditkarte.
Praktische Tipps
Bewährte Praktiken im Empfangsbereich Telefonischer Kontakt in der Zahnarztpraxis
Sechs konkrete Tipps für einen telefonischen Empfang in Ihrer Zahnarztpraxis, der Ihre Patienten beruhigt und Ihre Organisation optimiert.
Geben Sie eine zahnärztliche Notrufnummer für außerhalb der Sprechzeiten an
Akute Zahnschmerzen dulden keinen Aufschub. Ihre Telefonzentrale muss einen örtlichen zahnärztlichen Notdienst oder eine Bereitschaftsnummer angeben. Überprüfen Sie bei jedem Wechsel des Bereitschaftsdienstes, ob diese Informationen noch aktuell sind.
Beschränken Sie Ihre Nachricht auf 25 Sekunden
Ein Patient mit Schmerzen hat keine Geduld für eine lange Nachricht. Geben Sie den Namen der Praxis an, weisen Sie darauf hin, dass eine Antwort nicht möglich ist, verweisen Sie auf Doctolib und schließen Sie mit der Notrufnummer ab. Kein Wort mehr.
Wählen Sie einen beruhigenden Ton
Angst vor dem Zahnarzt ist ein echtes Problem. Die Stimme Ihrer Telefonzentrale sollte Ruhe und Freundlichkeit vermitteln. Eine zu kühle Stimme verstärkt die Angst. Voconix bietet 5 Sprachen mit KI- und menschlichen Stimmen an.
Leiten Sie Stornierungen an Doctolib weiter
Jede telefonisch vorgenommene Terminabsage beansprucht Ihr Sekretariat. Wenn Sie in Ihrem Telefonansage darauf hinweisen, dass Terminabsagen über Doctolib erfolgen, sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass der Termin automatisch neu vergeben wird.
Passen Sie Ihre Nachricht für jeden Ersatzspieler an
Urlaub, Fortbildung, Abwesenheit: Der Name und die Nummer des Vertreters müssen bereits am ersten Tag der Schließung in Ihrer Nachricht angegeben werden. Mit Voconix, dieses Update dauert ein paar Sekunden.
Überprüfen Sie die Aussprache des Namens des Behandlers
KI-Stimmen sprechen Eigennamen manchmal falsch aus. Voconix Merken Sie sich ein für alle Mal die genaue Aussprache des Namens Ihres Zahnarztes und verwenden Sie diese in all Ihren zukünftigen Nachrichten.
Telefonische Erreichbarkeit nach Tätigkeitsbereichen
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen und Abläufe. Wählen Sie Ihren Tätigkeitsbereich aus.
Ergänzen Sie die Sprachkommunikation Ihres Zahnarztpraxis
Zahnärztlicher Vorabzug
Das erste Geräusch, das Ihre Patienten hören, bevor sie durchgestellt werden. Schaffen Sie schon beim ersten Klingeln eine beruhigende Atmosphäre, um die Angst vor dem Zahnarzt zu lindern.
Dringendes Update
Last-Minute-Vertretung, außerplanmäßige Schließung, Änderung der Nummer des zahnärztlichen Bereitschaftsdienstes: Aktualisieren Sie Ihren Telefonempfang umgehend.
Verwalten Sie alle Ihre zahnärztlichen Nachrichten
Allgemeine Anrufe, Notfälle, Abwesenheiten, Vertretungen: Die gesamte Telefonkommunikation Ihrer Praxis wird in Voconix zentral verwaltet.
Anrufbeantworter von Unternehmen
Auch wenn sie geschlossen ist, können Sie kommunizieren (Öffnungszeiten, Anlaufstellen ...), ohne zwangsläufig eine Nachricht zu hinterlegen.
Neuer Arzt in der Praxis
Erstellen Sie umgehend die Begrüßungsnachricht für den neuen Zahnarzt und passen Sie dabei den Stil und den Ton an den Rest der Praxis an.
Finden Sie Ihre alten Nachrichten wieder
Wechsel des Vertreters, neuer Arzt, geänderte Öffnungszeiten: Finden Sie alle Ihre früheren Nachrichten im Voconix-Verlauf wieder und nutzen Sie sie erneut.
IVR-System für Zahnarztpraxen
Leiten Sie Ihre Patienten bereits beim ersten Anruf an den richtigen Behandler oder die richtige Abteilung weiter: Allgemeinmedizin, Kieferorthopädie, Implantologie, Notfall.
Zahnärztliche Voicemail
Bei Behandlungen, Fortbildungen oder im Urlaub: Geben Sie deutlich an, innerhalb welcher Frist Sie zurückgerufen werden können, und nennen Sie die zahnärztliche Notrufnummer für Patienten mit Schmerzen.
100% – eigenständig für Ihre Praxis
Wählen Sie die Stimme, die Musik und den Text aus und erstellen Sie dann sofort Ihre telefonische Begrüßungsansage für Ihre Zahnarztpraxis – ganz ohne Tonstudio.
Die Preise
Frei
84 € /Jahr
(10.000 Titel)
180€ /Jahr
/Jahr
Eine Frage?
FAQ: Zahnarztpraxis
Durchsuchen Sie die FAQs und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Warum ist der telefonische Empfang in einer Zahnarztpraxis etwas Besonderes?
Fast jeder zweite Franzose leidet unter Zahnarztangst. Ein Patient, der anruft, hat möglicherweise Schmerzen oder große Angst. Ihr telefonischer Empfang muss den Anrufer bereits vor der Antwort beruhigen, ihn für Terminvereinbarungen an Doctolib weiterleiten und eine zahnärztliche Notrufnummer für Fälle außerhalb der Sprechzeiten angeben.
Sollte in der telefonischen Begrüßung eine zahnärztliche Notrufnummer angegeben werden?
Es besteht zwar keine gesetzliche Verpflichtung wie bei Arztpraxen, doch wird dies dringend empfohlen. Akute Zahnschmerzen stellen für den Patienten einen Notfall dar. Ihr telefonischer Bereitschaftsdienst außerhalb der Sprechzeiten sollte einen örtlichen zahnärztlichen Notdienst oder eine Bereitschaftsnummer angeben.
Darf Doctolib bei der telefonischen Begrüßung in einer Zahnarztpraxis erwähnt werden?
Ja, und das ist unverzichtbar. Wenn Sie Ihre Patienten auf Ihren Doctolib-Bereich verweisen, reduziert sich das Anrufaufkommen für Terminvereinbarungen, und die Patienten können ihre Termine selbst absagen oder verschieben, wodurch Terminausfälle vermieden werden.
Wie lang sollte die Begrüßungsansage einer Zahnarztpraxis sein?
Maximal 25 Sekunden. Ein Patient mit Zahnschmerzen hält eine lange Ansage nicht aus. Die ideale Reihenfolge: Nennung der Praxis, Angabe, dass der Zahnarzt nicht verfügbar ist, Hinweis auf Doctolib für Terminvereinbarungen, Nummer für zahnärztliche Notfälle, Zeitrahmen für den Rückruf.
Wie geht man mit Terminabsagen am Telefon um?
Leiten Sie Patienten bei Terminabsagen an Doctolib weiter, damit die Termine automatisch freigegeben werden. Ein online freigegebener Termin kann einem Patienten auf der Warteliste neu zugewiesen werden, ohne dass Ihr Sekretariat eingreifen muss.
Wie kündigt man am Telefon in einer Zahnarztpraxis einen Vertretungsarzt an?
Geben Sie die Schließungsdaten, den Namen des vertretenden Zahnarztes und dessen Durchwahl an. Mit Voconix, diese Meldung wird innerhalb weniger Sekunden generiert und bei jeder Änderung ebenso schnell aktualisiert.
Welche Stimme eignet sich für den telefonischen Empfang in einer Zahnarztpraxis?
Welche Wartemusik eignet sich für eine Zahnarztpraxis?
Leichte Klassik, Ambient-Klaviermusik oder sanfte, positive Musik. Vermeiden Sie zu nüchterne oder zu „medizinisch“ anmutende Musik, die Ängste verstärkt. Der Voconix-Katalog enthält auf Gesundheitsberufe zugeschnittene Playlists, die SACEM-lizenzfrei sind.
Wie richte ich mit Voconix einen Telefonempfang für eine Zahnarztpraxis ein?
Verfassen Sie Ihren Text auf voconix.de, wählen Sie eine Stimme und eine Musik aus den verfügbaren Optionen aus und erstellen Sie die Datei dann mit einem Klick. Die MP3- oder WAV-Datei wird automatisch an Ihren Telefonanbieter übermittelt. Die erste Nachricht ist kostenlos.
Wie viel kostet die Einrichtung eines Telefonempfangs für eine Zahnarztpraxis?
Die erste telefonische Begrüßungsansage ist völlig kostenlos unter voconix.de, ohne Kreditkarte. Speziell auf Zahnarztpraxen zugeschnittene Angebote sind bereits ab 5 € (ohne MwSt.) pro Monat erhältlich. Siehe Preise.
