Anrufbeantworter und B2B-Akquise: Skripte, um einen Rückruf zu erhalten
Bei der B2B-Akquise landen die meisten Anrufe auf der Voicemail. Und in den allermeisten Fällen ruft der potenzielle Kunde nicht zurück, wenn er keine Nachricht erhalten hat. Eine Nachricht zu hinterlassen ist daher nicht nur eine Option unter vielen, sondern die Mindestvoraussetzung, um nach einem unbeantworteten Anruf im Gedächtnis des potenziellen Kunden präsent zu bleiben.
Das Problem ist nicht der Kanal. Es ist die Umsetzung. Eine zu lange, zu verkaufsorientierte oder zu vage Nachricht führt zum gleichen Ergebnis wie ein Anruf ohne Botschaft: nichts. Eine kurze, zielgerichtete und gut formulierte Nachricht kann hingegen Ihre Rückrufquote deutlich steigern. Dieser Leitfaden behandelt Skripte, die funktionieren, die ideale Dauer und die Logik, die den Unterschied zwischen einer Nachricht, die zurückgerufen wird, und einer, die gelöscht wird, ausmacht.
Das Problem ist nicht der Kanal. Es ist die Umsetzung. Eine zu lange, zu verkaufsorientierte oder zu vage Nachricht führt zum gleichen Ergebnis wie ein Anruf ohne Botschaft: nichts. Eine kurze, zielgerichtete und gut formulierte Nachricht kann hingegen Ihre Rückrufquote deutlich steigern. Dieser Leitfaden behandelt Skripte, die funktionieren, die ideale Dauer und die Logik, die den Unterschied zwischen einer Nachricht, die zurückgerufen wird, und einer, die gelöscht wird, ausmacht.
Warum eine Nachricht auf der Voicemail alles verändert
Ein B2B-Entscheidungsträger erhält jede Woche mehrere Dutzend Werbeanrufe. Bei unbekannten Nummern ruft er nicht zurück. Auch auf allgemeine Nachrichten reagiert er nicht mit einem Rückruf. Manchmal ruft er jedoch bei einer Nachricht zurück, die direkt auf ein Problem eingeht, das er hat, oder die einen Kontext anspricht, den er wiedererkennt.
Eine Nachricht auf der Voicemail zu hinterlassen, hat zudem einen zweiten, oft unterschätzten Effekt: Sie bereitet die nächsten Kontaktpunkte vor. Ein potenzieller Kunde, der Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens einmal gehört hat, wird Ihre Folge-E-Mail, Ihre LinkedIn-Nachricht oder Ihren zweiten Anruf wiedererkennen. Bei der Voicemail geht es nicht immer um einen sofortigen Rückruf. Sie schafft nach und nach Vertrautheit, die es erleichtert, beim nächsten Versuch abzunehmen.
Eine Nachricht auf der Voicemail zu hinterlassen, hat zudem einen zweiten, oft unterschätzten Effekt: Sie bereitet die nächsten Kontaktpunkte vor. Ein potenzieller Kunde, der Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens einmal gehört hat, wird Ihre Folge-E-Mail, Ihre LinkedIn-Nachricht oder Ihren zweiten Anruf wiedererkennen. Bei der Voicemail geht es nicht immer um einen sofortigen Rückruf. Sie schafft nach und nach Vertrautheit, die es erleichtert, beim nächsten Versuch abzunehmen.
Die Regeln für eine Voicemail-Nachricht, die einen Rückruf auslöst
Maximal 25 Sekunden. Darüber hinaus verliert der potenzielle Kunde schon vor dem Ende das Interesse. Das Ziel ist nicht, alles zu erklären – sondern einen einzigen Grund zu liefern, warum man sich noch einmal melden sollte.
Beginnen Sie mit dem Vornamen des Interessenten. «Hallo Thomas» weckt sofort mehr Aufmerksamkeit als eine klassische geschäftliche Anrede. Das ist ein Zeichen dafür, dass die Nachricht persönlich und nicht automatisiert ist.
Das Produkt niemals wegschütten. Sobald Sie anfangen, Ihr Angebot zu erläutern, schaltet der potenzielle Kunde ab. Das Einzige, was Sie vermitteln sollten: warum Sie gerade ihn anrufen und was er davon hat, wenn er Sie zurückruft.
Geben Sie einen konkreten Grund für die Rückrufaktion an. «Ich habe eine Information zu [Thema], die Sie interessieren könnte» funktioniert. «Ich wollte Ihnen von unseren Dienstleistungen erzählen» funktioniert nicht.
Wiederholen Sie die Nummer. Der potenzielle Kunde hört sich Ihre Nachricht an, während er gleichzeitig etwas anderes tut. Nennen Sie Ihre Nummer einmal in der Mitte und einmal am Ende. Das ist der Unterschied zwischen einer Nummer, die man sich merkt, und einer, die man vergisst.
Beginnen Sie mit dem Vornamen des Interessenten. «Hallo Thomas» weckt sofort mehr Aufmerksamkeit als eine klassische geschäftliche Anrede. Das ist ein Zeichen dafür, dass die Nachricht persönlich und nicht automatisiert ist.
Das Produkt niemals wegschütten. Sobald Sie anfangen, Ihr Angebot zu erläutern, schaltet der potenzielle Kunde ab. Das Einzige, was Sie vermitteln sollten: warum Sie gerade ihn anrufen und was er davon hat, wenn er Sie zurückruft.
Geben Sie einen konkreten Grund für die Rückrufaktion an. «Ich habe eine Information zu [Thema], die Sie interessieren könnte» funktioniert. «Ich wollte Ihnen von unseren Dienstleistungen erzählen» funktioniert nicht.
Wiederholen Sie die Nummer. Der potenzielle Kunde hört sich Ihre Nachricht an, während er gleichzeitig etwas anderes tut. Nennen Sie Ihre Nummer einmal in der Mitte und einmal am Ende. Das ist der Unterschied zwischen einer Nummer, die man sich merkt, und einer, die man vergisst.
Fertige Skripte für verschiedene Situationen
Erster Kontakt ohne Vorwarnung:
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. Ich habe eine Idee, die für [sein Unternehmen] zum Thema [konkretes Thema im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit] interessant sein könnte. Ich bin bis 18 Uhr unter der Nummer [Nummer] erreichbar. Ich wiederhole: [Nummer].»
(Dauer: 15 Sekunden)
Mit einer Empfehlung:
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. [Name des gemeinsamen Kontakts] hat mir empfohlen, Sie bezüglich [Thema] anzurufen. Rufen Sie mich bitte unter der Nummer [Nummer] zurück, ich habe etwas Nützliches für Sie.»
(Dauer: 13 Sekunden)
Erinnerung nach einer ersten Nachricht:
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. Ich hatte Ihnen am [Datum] eine Nachricht hinterlassen. Ich melde mich noch einmal bei Ihnen, weil [neuer Grund oder anderer Ansatz]. Meine Telefonnummer lautet: [Nummer].»
(Dauer: 17 Sekunden)
Im Zusammenhang mit einer aktuellen Meldung des Unternehmens:
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. Ich habe gesehen, dass [Unternehmen des Interessenten] gerade [aktuelles Ereignis] durchgeführt hat. Dazu möchte ich Ihnen gerne einen Gedanken mitteilen. Rufen Sie mich bitte unter der Nummer [Nummer] zurück, wenn Sie fünf Minuten Zeit haben.»
(Dauer: 18 Sekunden)
Bei einer berechtigten zeitlichen Einschränkung:
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. Ich rufe Sie an, weil wir zum Thema [Thema] noch eine freie Kapazität haben, die am Freitag ausläuft. Ich wollte Sie vorher darauf ansprechen. Meine Nummer lautet: [Nummer].»
(Dauer: 14 Sekunden)
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. Ich habe eine Idee, die für [sein Unternehmen] zum Thema [konkretes Thema im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit] interessant sein könnte. Ich bin bis 18 Uhr unter der Nummer [Nummer] erreichbar. Ich wiederhole: [Nummer].»
(Dauer: 15 Sekunden)
Mit einer Empfehlung:
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. [Name des gemeinsamen Kontakts] hat mir empfohlen, Sie bezüglich [Thema] anzurufen. Rufen Sie mich bitte unter der Nummer [Nummer] zurück, ich habe etwas Nützliches für Sie.»
(Dauer: 13 Sekunden)
Erinnerung nach einer ersten Nachricht:
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. Ich hatte Ihnen am [Datum] eine Nachricht hinterlassen. Ich melde mich noch einmal bei Ihnen, weil [neuer Grund oder anderer Ansatz]. Meine Telefonnummer lautet: [Nummer].»
(Dauer: 17 Sekunden)
Im Zusammenhang mit einer aktuellen Meldung des Unternehmens:
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. Ich habe gesehen, dass [Unternehmen des Interessenten] gerade [aktuelles Ereignis] durchgeführt hat. Dazu möchte ich Ihnen gerne einen Gedanken mitteilen. Rufen Sie mich bitte unter der Nummer [Nummer] zurück, wenn Sie fünf Minuten Zeit haben.»
(Dauer: 18 Sekunden)
Bei einer berechtigten zeitlichen Einschränkung:
«Guten Tag [Vorname], hier ist [Vorname] von [Unternehmen]. Ich rufe Sie an, weil wir zum Thema [Thema] noch eine freie Kapazität haben, die am Freitag ausläuft. Ich wollte Sie vorher darauf ansprechen. Meine Nummer lautet: [Nummer].»
(Dauer: 14 Sekunden)
Fehler, die dazu führen, dass Ihre Nachricht gelöscht wird
Beginnen Sie mit «Guten Tag, ich heiße …» Das ist das eindeutige Zeichen für einen unaufgeforderten Werbeanruf. Der potenzielle Kunde ahnt, was nun kommt, und legt auf, noch bevor Sie Ihren zweiten Satz gesagt haben.
Zu schnell sprechen. Nervosität führt dazu, dass man schneller spricht. Eine Nachricht, die man normalerweise in 18 Sekunden anhört, kann unverständlich werden, wenn die Sprechgeschwindigkeit zu hoch ist. Wenn die Nummer falsch verstanden wird, ist ein Rückruf unmöglich.
Bei jeder Mahnung dieselbe Nachricht hinterlassen. Wenn ein potenzieller Kunde zwei identische Nachrichten erhält, wird ihm klar, dass er in einer automatisierten Liste steht. Die zweite Nachricht sollte immer einen anderen Blickwinkel oder andere Informationen bieten als die erste.
Das Unternehmen in den Vordergrund stellen statt den Gewinn. «Wir sind spezialisiert auf …» gibt keinen Grund, sich an uns zu erinnern. «Ich habe eine Idee für [ein konkretes Problem in seiner Branche]» gibt einen solchen Grund.
Die Nummer nicht wiederholen. Eine Nummer, die nur einmal in der Mitte einer Nachricht genannt wird, wird fast nie notiert. Durch die Wiederholung am Ende der Nachricht verdoppeln sich die Chancen, dass sie notiert wird.
Zu schnell sprechen. Nervosität führt dazu, dass man schneller spricht. Eine Nachricht, die man normalerweise in 18 Sekunden anhört, kann unverständlich werden, wenn die Sprechgeschwindigkeit zu hoch ist. Wenn die Nummer falsch verstanden wird, ist ein Rückruf unmöglich.
Bei jeder Mahnung dieselbe Nachricht hinterlassen. Wenn ein potenzieller Kunde zwei identische Nachrichten erhält, wird ihm klar, dass er in einer automatisierten Liste steht. Die zweite Nachricht sollte immer einen anderen Blickwinkel oder andere Informationen bieten als die erste.
Das Unternehmen in den Vordergrund stellen statt den Gewinn. «Wir sind spezialisiert auf …» gibt keinen Grund, sich an uns zu erinnern. «Ich habe eine Idee für [ein konkretes Problem in seiner Branche]» gibt einen solchen Grund.
Die Nummer nicht wiederholen. Eine Nummer, die nur einmal in der Mitte einer Nachricht genannt wird, wird fast nie notiert. Durch die Wiederholung am Ende der Nachricht verdoppeln sich die Chancen, dass sie notiert wird.
Die Voicemail in eine Akquisesequenz integrieren
Eine Voicemail-Nachricht allein führt selten zu einem sofortigen Rückruf. Ihre Wirksamkeit beruht auf ihrer Einbindung in eine schlüssige Multichannel-Sequenz. Ein funktionierender B2B-Ablauf sieht folgendermaßen aus:
Tag 1: Anruf ohne Nachricht, um zu testen, ob der Anruf angenommen wird. Tag 2: Anruf mit einer kurzen, auf den Punkt gebrachten Nachricht auf der Voicemail. Tag 3: E-Mail zur Nachverfolgung, in der auf die am Vortag hinterlassene Nachricht hingewiesen wird. Tag 5: Zweiter Anruf mit einer Nachricht aus einem anderen Blickwinkel. Tag 7: Personalisierte Nachricht auf LinkedIn.
Diese Vorgehensweise schafft eine Präsenz, ohne aufdringlich zu wirken. Der potenzielle Kunde hat Sie gehört, gelesen und gesehen. Wenn er bereit ist, ein Gespräch zu beginnen, wird er wissen, wer Sie sind. Teams, die diesen Multi-Channel-Ansatz nutzen, verzeichnen im Vergleich zur Akquise über einen einzigen Kanal einen deutlichen Anstieg ihrer Rücklaufquote.
Tag 1: Anruf ohne Nachricht, um zu testen, ob der Anruf angenommen wird. Tag 2: Anruf mit einer kurzen, auf den Punkt gebrachten Nachricht auf der Voicemail. Tag 3: E-Mail zur Nachverfolgung, in der auf die am Vortag hinterlassene Nachricht hingewiesen wird. Tag 5: Zweiter Anruf mit einer Nachricht aus einem anderen Blickwinkel. Tag 7: Personalisierte Nachricht auf LinkedIn.
Diese Vorgehensweise schafft eine Präsenz, ohne aufdringlich zu wirken. Der potenzielle Kunde hat Sie gehört, gelesen und gesehen. Wenn er bereit ist, ein Gespräch zu beginnen, wird er wissen, wer Sie sind. Teams, die diesen Multi-Channel-Ansatz nutzen, verzeichnen im Vergleich zur Akquise über einen einzigen Kanal einen deutlichen Anstieg ihrer Rücklaufquote.
Was der potenzielle Kunde hört, wenn er Sie zurückruft
Ihr potenzieller Kunde hat Ihre Nachricht abgehört. Er ruft Sie zurück. Und dann landet er auf Ihrer geschäftlichen Voicemail.
Dieser Moment wird oft übersehen. Dabei entscheidet gerade er darüber, ob der potenzielle Kunde seine Kontaktdaten hinterlässt oder auflegt. Ein professionelle Voicemail Die allgemeine Ansprache enthält keinerlei Informationen über das Unternehmen, keine Rückrufverpflichtung und keine klaren Anweisungen. Der potenzielle Kunde, der mit Ihnen sprechen wollte, geht, ohne etwas hinterlassen zu haben.
Ein gut gestaltetes Voicemail-System bewirkt das Gegenteil: Es bestätigt die Identität des Unternehmens, nennt einen genauen Rückruftermin und fragt genau die Informationen ab, die Ihr Team benötigt, um den Kontakt effizient zu bearbeiten. «Bitte geben Sie Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens und den Gegenstand Ihrer Anfrage an» verwandelt jede eingegangene Nachricht in einen unvollständigen Interessenten-Eintrag.
Mit Voconix, können Sie diese Voicemail in wenigen Minuten einrichten – mit einer professionellen Stimme aus einer Auswahl von 25 Stimmen. Wenn sich Ihr Team ändert, sich Ihre Öffnungszeiten ändern oder eine Akquise-Kampagne startet, wird Ihre Voicemail sofort aktualisiert – ohne Tonstudio, ohne Verzögerung und ohne technischen Aufwand.
Dieser Moment wird oft übersehen. Dabei entscheidet gerade er darüber, ob der potenzielle Kunde seine Kontaktdaten hinterlässt oder auflegt. Ein professionelle Voicemail Die allgemeine Ansprache enthält keinerlei Informationen über das Unternehmen, keine Rückrufverpflichtung und keine klaren Anweisungen. Der potenzielle Kunde, der mit Ihnen sprechen wollte, geht, ohne etwas hinterlassen zu haben.
Ein gut gestaltetes Voicemail-System bewirkt das Gegenteil: Es bestätigt die Identität des Unternehmens, nennt einen genauen Rückruftermin und fragt genau die Informationen ab, die Ihr Team benötigt, um den Kontakt effizient zu bearbeiten. «Bitte geben Sie Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens und den Gegenstand Ihrer Anfrage an» verwandelt jede eingegangene Nachricht in einen unvollständigen Interessenten-Eintrag.
Mit Voconix, können Sie diese Voicemail in wenigen Minuten einrichten – mit einer professionellen Stimme aus einer Auswahl von 25 Stimmen. Wenn sich Ihr Team ändert, sich Ihre Öffnungszeiten ändern oder eine Akquise-Kampagne startet, wird Ihre Voicemail sofort aktualisiert – ohne Tonstudio, ohne Verzögerung und ohne technischen Aufwand.
