Nicht alle Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten dienen demselben Zweck. Bevor Sie Ihr Skript verfassen, sollten Sie die richtige Art auswählen. Der Anrufbeantworter mit Aufzeichnungsfunktion. Der Anrufer kann eine Sprachnachricht mit seinen Kontaktdaten hinterlassen. Dies ist die gängigste und effektivste Vorgehensweise, um keine geschäftlichen Anfragen zu verpassen. Dabei wird davon ausgegangen, dass Sie Ihre Voicemail regelmäßig abhören und innerhalb der angegebenen Fristen zurückrufen. Der einfache Anrufbeantworter ohne Speicherung von Nachrichten. Der Anrufer wird darüber informiert, dass Sie derzeit nicht erreichbar sind, und gebeten, während der Geschäftszeiten erneut anzurufen. Diese Vorgehensweise eignet sich für Tätigkeiten, bei denen Anfragen nicht dringend sind, oder wenn die Anzahl der hinterlassenen Nachrichten zu groß ist, um sie zu bearbeiten. Der Abschreckungs-Anrufbeantworter. Es wird bei außerplanmäßigen Schließungen oder während der Urlaubszeiten verwendet und informiert den Anrufer darüber, dass die Leitung nicht besetzt ist, und schlägt ihm Alternativen vor. Es sollte noch kürzer sein als eine herkömmliche Ansage, idealerweise unter 15 Sekunden. Die Wahl zwischen diesen drei Formaten hängt von Ihrer Kapazität zur Bearbeitung eingehender Nachrichten ab. Ein nicht abgehörter Anrufbeantworter mit Aufzeichnungsfunktion ist schlimmer als ein einfacher Anrufbeantworter: Der Anrufer glaubt, dass sein Anruf bearbeitet wurde, obwohl dies niemals geschehen wird.

Unabhängig davon, für welche Art von Ansage man sich entscheidet, gibt es sechs Elemente, die einen effektiven Anrufbeantworter außerhalb der Geschäftszeiten ausmachen. Die Nennung des Unternehmens zu Beginn. «Sie sind bei [Unternehmen] richtig» als erster Satz. Das bestätigt dem Anrufer, dass er die richtige Nummer gewählt hat, und verhindert, dass er sofort auflegt. Die genaue Angabe der Öffnungszeiten. «Unsere Büros sind montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr geöffnet» ist besser als «Wir sind derzeit nicht erreichbar». Diese genaue Angabe liefert dem Anrufer eine Information, auf die er sofort reagieren kann. Eine verbindliche Mahnfrist. «Wir melden uns am nächsten Werktag bis 12 Uhr bei Ihnen» klingt viel beruhigender als ein vages «so bald wie möglich». Eine konkrete Zusage hält den Anrufer am Telefon, während eine allgemeine Formulierung ihn dazu veranlasst, aufzulegen. Eine klare Anleitung zum Hinterlassen einer Nachricht. «Geben Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihrer Anfrage an» – damit wird dem Anrufer genau mitgeteilt, was Sie wissen müssen, um ihn effizient zurückrufen zu können. Ein alternativer Kanal für Notfälle. Falls in Ihrem Unternehmen außerhalb der Geschäftszeiten dringende Anfragen eingehen, geben Sie bitte eine E-Mail-Adresse, eine Bereitschaftsnummer oder eine URL an. Diese Option spricht diejenigen Anrufer an, die nicht bis zum nächsten Tag warten möchten. Ein beruhigender Schlusssatz. «Wir bedanken uns für Ihren Anruf und stehen Ihnen gerne zur Verfügung» – so endet die Nachricht mit einer positiven Note und vermittelt den Eindruck von Erreichbarkeit, obwohl dies in Wirklichkeit nicht der Fall ist.

Standard-Anrufbeantworter mit Aufzeichnungsfunktion:
«Guten Tag, Sie sind bei [Unternehmen] richtig. Unsere Büros sind montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr geöffnet. Hinterlassen Sie uns bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, wir rufen Sie am nächsten Werktag vor Mittag zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf.»
(Dauer: 18 Sekunden)

Anrufbeantworter bei außerplanmäßiger Schließung:
«Guten Tag, Sie sind bei [Unternehmen] richtig. Unsere Büros sind heute ausnahmsweise geschlossen. Wir nehmen unsere Arbeit am [Datum] wieder auf und stehen Ihnen ab diesem Zeitpunkt gerne wieder zur Verfügung. Sie können uns auch eine E-Mail an [E-Mail] schreiben.»
(Dauer: 15 Sekunden)

Anrufbeantworter für den Jahresurlaub:
«Guten Tag, Sie sind bei [Unternehmen] richtig. Unser gesamtes Team ist vom [Datum] bis zum [Datum] im Urlaub. Wir nehmen Ihre Anrufe ab dem [Rückkehrdatum] wieder entgegen. Hinterlassen Sie uns eine Nachricht, wir melden uns nach unserer Rückkehr bei Ihnen.»
(Dauer: 16 Sekunden)

Anrufbeantworter mit Dringlichkeitsfunktion:
«Guten Tag, Sie sind bei [Unternehmen] richtig. Unsere Teams sind montags bis freitags von 8 bis 19 Uhr erreichbar. In dringenden Fällen kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter [E-Mail-Adresse] oder unter der [Pikettnummer]. Hinterlassen Sie eine Nachricht, wir rufen Sie zurück, sobald wir wieder im Büro sind.»
(Dauer: 20 Sekunden)

Die seit Monaten unveränderte Meldung. Ein Anrufbeantworter, der im Oktober die Meldung «Vom 1. bis 20. August wegen Urlaubs geschlossen» wiedergibt, lässt auf ein unorganisiertes Unternehmen schließen. Laut AKAIRO sollte der Anrufbeantworter monatlich oder bei jeder Änderung aktualisiert werden. Eine veraltete Nachricht untergräbt die Glaubwürdigkeit sofort. Das Fehlen genauer Fahrpläne. «Wir sind derzeit nicht erreichbar» liefert dem Anrufer keinerlei nützliche Informationen. Er weiß nicht, wann er zurückrufen soll. Ohne diese Information rufen viele gar nicht erst zurück. Eine zu lange Nachricht. Die Ansage außerhalb der Geschäftszeiten sollte nicht länger als 25 bis 30 Sekunden dauern. Ist sie länger, legt der Anrufer auf, bevor er die Aufforderung zum Hinterlassen einer Nachricht gehört hat. Was er nicht hört, macht er auch nicht. Eine unzureichende Klangqualität. Eine Nachricht, die mit einem Smartphone in einem lauten Flur aufgenommen wurde, vermittelt einen Eindruck, der dem gewünschten genau entgegengesetzt ist. Die Sprachqualität ist ein direktes Indikator für die Qualität Ihrer Dienstleistungen. Das Versäumnis, die Nachricht nach der Rückkehr aus dem Urlaub zu aktualisieren. Es ist ein sehr häufiger Fehler, den Betrieb wieder aufzunehmen, ohne die Standard-Begrüßungsansage zu reaktivieren. Der Anrufer, der Sie am ersten Montag nach den Ferien erreicht, hört immer noch die Urlaubsansage. Das hinterlässt einen schlechten Eindruck, obwohl Sie eigentlich erreichbar sind.

Die einfache Regel lautet: Ihre Abwesenheitsansage sollte stets Ihre tatsächliche Situation widerspiegeln. Das bedeutet, dass sie in fünf bestimmten Situationen systematisch aktualisiert werden muss. Vor jedem Urlaub, mit Angabe des genauen Rückkehrdatums. Nach der Rückkehr aus dem Urlaub, um die Standardansage wiederherzustellen. Bei jeder Änderung der Öffnungszeiten. Bei einer außerplanmäßigen Schließung, auch wenn diese nur kurz ist. Wenn ein in der Ansage genannter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. In der Praxis besteht die Schwierigkeit nicht darin, zu wissen, wann eine Aktualisierung erforderlich ist, sondern darin, diese zügig durchzuführen. Je langsamer die Aktualisierung erfolgt, desto länger gibt Ihr Anrufbeantworter Ihren Anrufern falsche Informationen. Mit Voconix, können Sie eine Ansage außerhalb der Geschäftszeiten in weniger als zwei Minuten über jeden beliebigen Browser erstellen oder bearbeiten. Sie verfassen Ihren Text, wählen eine Stimme aus 25 Optionen aus, und die Datei wird automatisch an Ihren Telefonanbieter übermittelt. Es sind keine technischen Maßnahmen erforderlich. Die Ansage ist innerhalb weniger Stunden aktiv, nicht erst nach mehreren Tagen.

Außerhalb der Geschäftszeiten ist Ihr Anrufbeantworter Ihr einziger Repräsentant. Es gibt keinen Mitarbeiter, der einen schlechten ersten Eindruck ausgleichen könnte. Die Qualität der Stimme, der Tonfall, die Hintergrundmusik und die Verständlichkeit der Ansage machen in diesem Moment das gesamte Kundenerlebnis aus. Eine professionelle Stimme mit einer Musik, die zu Ihrem Markenimage passt, vermittelt sofort den Eindruck: Dieses Unternehmen ist seriös, gut organisiert und kümmert sich auch außerhalb der Bürozeiten um seine Kunden. Voconix bietet 25 Stimmen in Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch und Italienisch an, mit einem Katalog mit über 10.000 lizenzfreien Musikstücken. Die Abmischung von Sprache und Musik erfolgt automatisch. Das Ergebnis ist eine Nachricht in Studioqualität – ganz ohne Ausrüstung und ohne zeitliche Einschränkungen.