Es gibt keine allgemeingültige Dauer. Jede Art von Nachricht hat ihre eigene Logik und ihren eigenen Hörkontext. Hier sind die konkreten Empfehlungen für die einzelnen Arten.

Das Vorab-Abheben ist bereits zu hören, noch bevor der Anruf bearbeitet wird. Der Anrufer hat gerade die Nummer gewählt, seine Aufmerksamkeit ist am größten, seine Geduld jedoch am geringsten. Er möchte schnell bedient werden.


Was enthalten sein sollte: der Name des Unternehmens, eine Begrüßungsformel, eventuell ein beruhigender Satz. Was vermieden werden sollte: jegliche zusätzlichen Informationen. Öffnungszeiten, verfügbare Dienstleistungen und Sonderangebote gehören in andere Arten von Nachrichten.


Beispiel für ein optimales Skript (8 Sekunden):
«Guten Tag, Sie sind bei [Unternehmen] verbunden. Ein Berater wird Ihren Anruf in wenigen Augenblicken entgegennehmen.»

Die interaktive Sprachansage (SVI) ist die einzige Art von Ansage, die eine längere Dauer rechtfertigt, da sie mehrere Optionen anbieten muss. Doch jede zusätzliche Option hat ihren Preis: Der Anrufer muss sich alle Optionen merken, bevor er eine Auswahl treffen kann.


Die Regel der Maximal 4 Optionen wird allgemein empfohlen. Darüber hinaus steigt die Fehlerquote bei der Navigation, und es kommt zu Frustration. Was enthalten sein sollte: eine kurze Einführung von maximal 5 Sekunden, gefolgt von den Optionen, die nach ihrer Nutzungshäufigkeit nummeriert sind. Was vermieden werden sollte: lange Einleitungen vor den Optionen, unnötige Wiederholungen, zu tief verschachtelte Menüs.


Beispiel für ein optimales Skript (25 Sekunden):
«Willkommen bei [Unternehmen]. Für den Vertrieb drücken Sie bitte die 1. Für den technischen Support drücken Sie bitte die 2. Für die Buchhaltung drücken Sie bitte die 3. Um mit einem Mitarbeiter zu sprechen, drücken Sie bitte die 0.»

Die Ansage auf dem Anrufbeantworter ist die Nachricht, die am häufigsten falsch gestaltet ist. Die Versuchung ist groß, darin viele Informationen unterzubringen: Öffnungszeiten, alternative Kontaktmöglichkeiten, Gründe für die Abwesenheit, Frist für den Rückruf. Das Ergebnis ist oft eine 45- bis 60-sekündige Ansage, die niemand bis zum Ende anhört.


Der optimale Aufbau besteht aus vier Elementen: der Nennung des Unternehmens oder des Mitarbeiters (3 Sekunden), der positiv formulierten Mitteilung, dass man gerade nicht erreichbar ist (3 Sekunden), der Aufforderung, eine Nachricht mit den relevanten Informationen zu hinterlassen (5 Sekunden) und der geschätzten Zeit bis zum Rückruf (3 Sekunden).


Was Sie vermeiden sollten: die Abwesenheit ausführlich zu begründen, die Telefonnummer zu wiederholen, die der Anrufer bereits gewählt hat, mehrere Kontaktmöglichkeiten aufzuzählen, die ohnehin nicht in Betracht gezogen werden.


Beispiel für ein optimales Skript (18 Sekunden):
«Guten Tag, Sie sind auf dem Anrufbeantworter von [Vorname Nachname] bei [Unternehmen]. Ich bin derzeit nicht erreichbar. Hinterlassen Sie mir bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, ich rufe Sie noch heute zurück.»

Die Warteschleifenansage funktioniert anders als die anderen: Sie wird während der gesamten Wartezeit in einer Schleife wiederholt. Die zu optimierende Dauer ist nicht die Gesamtwartezeit, sondern die Dauer von jede Sequenz aus Text und Musik.


Eine gut aufgebaute Sequenz wechselt zwischen einer kurzen Sprachnachricht von 20 bis 30 Sekunden und einem Musikstück von 30 bis 60 Sekunden. Dieser Wechsel verhindert das Gefühl der Wiederholung und hält die Aufmerksamkeit aufrecht.


Was enthalten sein sollte: ein Dankeschön für die Geduld, nützliche Informationen zum Unternehmen, wenn möglich eine geschätzte Bearbeitungszeit. Was vermieden werden sollte: immer wiederkehrende identische Ansagen ohne Musik und endlos wiederholte, nicht eingehaltene Versprechen bezüglich der Bearbeitungszeit.


Beispiel für ein optimales Skript (22 Sekunden):
«Vielen Dank für Ihre Geduld. Alle unsere Berater sind derzeit online. Wussten Sie, dass Sie uns auch per E-Mail unter [Adresse] erreichen können? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.»

Die persönliche Voicemail ist die kürzeste Nachricht von allen. Der Anrufer kennt die Person, die er erreichen möchte, bereits. Er braucht keine lange Vorstellung. Er möchte lediglich wissen, wie er vorgehen soll.


Was Sie angeben sollten: Vor- und Nachname, die Aufforderung, eine Nachricht zu hinterlassen, gegebenenfalls eine Frist für einen Rückruf. Was Sie vermeiden sollten: die Anrede und die Abteilung, die der Anrufer bereits kennt, lange Höflichkeitsformeln, allgemeine Informationen über das Unternehmen.


Beispiel für ein optimales Skript (10 Sekunden):
«Guten Tag, Sie sind auf dem Anrufbeantworter von Marie Dupont. Hinterlassen Sie mir bitte eine Nachricht, ich rufe Sie so bald wie möglich zurück.»

Die Begrüßungsnachricht, in der alle Dienste aufgeführt sind. «Für den Vertrieb, für den technischen Service, für die Buchhaltung, für die Personalabteilung, für die Geschäftsleitung …» Der Anrufer hat die Option 1 vergessen, bevor die Option 5 angesagt wurde.


Der Anrufbeantworter, der die Abwesenheit ausführlich erklärt. «Ich bin derzeit bis Donnerstag, den 12., zu einer Fortbildung in Lyon. Ansonsten könnt ihr mich auch auf meinem Handy unter der Nummer … erreichen.» Zu lang, zu viele Informationen – niemand behält das im Kopf.


Der Werbe-Voraufhänger. Die Verwendung der automatischen Anrufannahme zur Ankündigung einer Werbeaktion ist kontextuell falsch. Der Anrufer hat gerade angerufen, um mit jemandem zu sprechen. Er befindet sich nicht im Werbemodus.


Die Wiederholung wichtiger Informationen. Eine Telefonnummer oder einen Termin in einer Sprachnachricht zu wiederholen, ist kontraproduktiv. Der Anrufer kann sich während des Anhörens keine Notizen machen. Verweisen Sie ihn auf Ihre Website.


Die Botschaft ist seit Monaten dieselbe. Un répondeur qui mentionne des horaires dépassés ou un collaborateur qui a quitté l’entreprise nuit à l’image professionnelle autant qu’un message trop long.

Prioriser par importance décroissante. Posez-vous la question : si l’appelant ne retient qu’une seule chose de ce message, laquelle doit-ce être ? Cette information doit venir en premier. Tout le reste est secondaire, voire supprimable.


Éliminer les formules de politesse longues. « Bonjour et bienvenue » fait 5 mots là où « Bonjour » en fait 1. Les formules d’introduction longues consomment des secondes précieuses sans apporter d’information.


Utiliser des phrases courtes et actives. « Laissez un message » prend 3 secondes. « Nous vous invitons à laisser un message après le bip sonore afin que nous puissions vous recontacter » en prend 7. La formulation active réduit la durée de moitié.


Tester à voix haute avant de valider. Lisez le script à voix haute, chronomètre en main, à voix normale. Si vous dépassez le seuil, coupez. La durée réelle est toujours plus longue que la durée perçue à la lecture silencieuse.


Séparer les informations selon le type de message. Ne mettez pas les horaires dans le prédécroché, les promotions dans le répondeur et les actualités dans le SVI. Chaque type de message a sa fonction. Respectez-la.

Un message court mais mal prononcé, ou enregistré avec un fond sonore, perd l’essentiel de son efficacité. La durée et la qualité vocale sont deux variables interdépendantes.


La voix IA de synthèse moderne résout les deux problèmes simultanément : elle produit un message à la durée exacte (vous connaissez précisément le nombre de secondes avant de valider) avec une qualité sonore constante, sans bruit de fond ni variation de débit.


Mit Voconix, vous rédigez votre texte, vous écoutez le rendu en temps réel et vous ajustez jusqu’à trouver la durée optimale, sans session d’enregistrement, sans matériel, en moins de 2 minutes. Les mehrsprachige Nachrichten suivent les mêmes règles de durée, avec des voix natives dans chaque langue.