Ankündigung von Schließungen und Urlaub: vorgefertigte Nachrichten und Erstellung in 2 Minuten
Eine Ansage zu Schließungen oder Urlaub ist eine Sprachnachricht, die über Ihre Telefonzentrale abgespielt wird, um Ihre Anrufer darüber zu informieren, dass während eines bestimmten Zeitraums kein Ansprechpartner verfügbar ist. Im Gegensatz zu einer einmaligen Abwesenheitsnachricht gilt sie für einen im Voraus festgelegten Zeitraum: Sommerferien, Feiertage zum Jahresende, außerplanmäßige Schließungen oder unvorhergesehene Abwesenheiten. Ohne diese Ansage wird der Anrufer auf einen allgemeinen Anrufbeantworter oder ein endloses Klingeln umgeleitet, ohne Informationen über den Grund oder die Dauer der Abwesenheit zu erhalten.
Dieser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Erstellung Ihrer eigenen Nachricht, ganz gleich, zu welchem Anlass: welche Nachrichten Sie zur Verbreitung verwenden sollten, Dutzende von Vorlagen, die Sie anpassen können, die häufigsten Fallstricke und die Vorgehensweise, um sie mit Voconix in wenigen Minuten zu erstellen.
Die 4 unverzichtbaren Elemente einer Schließungsankündigung
Unabhängig vom Anlass enthält eine effektive Ansage zur Geschäftsschließung immer dieselben vier Elemente. Wer eines davon vergisst, riskiert, den Anrufer zu verärgern oder unnötige Wiederholungsanrufe zu provozieren.
Der Grund für die Schließung
Urlaub, außerplanmäßige Schließung, Messe, Wartungsarbeiten: Ein einziges Wort reicht aus, um den Anrufer davon zu überzeugen, dass die Abwesenheit berechtigter Grund hat.
Die genauen Termine
Schließungsdatum und vor allem Wiedereröffnungsdatum. Ohne ein klares Datum für die Wiedereröffnung weiß der Anrufer nicht, wann er erneut anrufen soll, und läuft Gefahr, sich an einen Mitbewerber zu wenden.
Eine alternative Kontaktmöglichkeit
E-Mail, Notrufnummer, Website: eine Möglichkeit für Anfragen, die nicht bis zu Ihrer Rückkehr warten können.
Ein Dankeschön
Eine Höflichkeitsformel, mit der man dem Anrufer für sein Verständnis dankt, um die Nachricht mit einer positiven Note zu beenden.
Über welche Kanäle sollen Sie Ihre Schließungsankündigung verbreiten?
Eine Schließungsankündigung kann je nach Anrufaufkommen und Ihrer Organisation über mehrere Ansagen verbreitet werden. So verteilen Sie die Informationen auf die einzelnen Ansagen.
Der Anrufbeantworter
Das Offensichtlichste: Wenn niemand abhebt, muss der Anrufer sofort die vollständige Ansage hören, einschließlich der Termine und der Kontaktalternative. Das ist die wichtigste Nachricht, die aktualisiert werden muss.
Der Vorabzug
Wenn Sie in den Tagen vor der Schließung viele Anrufe erhalten, fügen Sie eine Kurzfassung der Ankündigung hinzu, indem Sie vorab angemeldet um den Anrufer bereits vor der Verbindung zu informieren.
Das Warten am Telefon
Falls ein Teil Ihres Teams erreichbar bleibt (Bereitschaftsdienst, reduzierter Dienst), Telefonwartezeit kann die Termine, an denen der gesamte Dienst geschlossen ist, ansagen, während der Anrufer in der Warteschleife ist.
Das IVS
Für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, das SVI kann direkt zu dem weiterhin aktiven Dienst weiterleiten oder das Datum der Rückrufzeit ansagen, bevor angeboten wird, eine Nachricht zu hinterlassen.
15 vorformulierte Ansagen zu Schließungen und Feiertagen zum Kopieren
Passen Sie diese Vorlagen an Ihr Unternehmen an und erstellen Sie die entsprechende Audiodatei in wenigen Minuten mit Voconix.
Sommerurlaub
Allgemeine Nachricht
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Wir haben vom [Datum] bis zum [Datum] wegen Sommerferien geschlossen. Wir freuen uns darauf, Sie ab dem [Rückkehrdatum] wieder begrüßen zu dürfen. Vielen Dank für Ihr Verständnis und bis bald.»
Geschäft / Laden
«Willkommen bei [Boutique]. Unser Geschäft ist vom [Datum] bis zum [Datum] wegen Jahresurlaub geschlossen. Besuchen Sie uns nach der Wiedereröffnung oder schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Neuheiten auf unserer Website an. Bis bald!»
Handwerker mit Notdienst
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] angerufen. Wir sind vom [Datum] bis zum [Datum] im Urlaub. Bei dringenden Angelegenheiten während dieser Zeit wenden Sie sich bitte an [Name] unter der Nummer [Nummer]. In allen anderen Fällen hinterlassen Sie uns bitte eine Nachricht; wir melden uns nach unserer Rückkehr bei Ihnen.»
Feiertage zum Jahresende
Weihnachten und Neujahr
«Guten Tag und frohe Feiertage! [Unternehmen] bleibt vom [Datum] bis zum [Datum] wegen der Feiertage zum Jahresende geschlossen. Am [Datum] nehmen wir unseren Betrieb wieder auf. Das gesamte Team wünscht Ihnen einen schönen Jahresausklang. Bis bald!»
Mit eingeschränktem Service
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Unsere Büros sind vom [Datum] bis zum [Datum] wegen der Feiertage zum Jahresende geschlossen. Für Notfälle steht unter der Nummer [Nummer] ein Notdienst zur Verfügung. Das gesamte Team wünscht Ihnen schöne Feiertage.»
Professionelle Kanzlei
«Guten Tag, hier ist die Kanzlei [Name]. Wir haben vom [Datum] bis zum [Datum] wegen der Feiertage zum Jahresende geschlossen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontakt]. Wir wünschen Ihnen schöne Feiertage und sind ab dem [Datum] wieder für Sie da.»
Brückentage und Feiertage
Kurzes Wochenende (1 bis 2 Tage)
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Unsere Büros bleiben am [Datum] anlässlich des Brückentags zum [Feiertag] geschlossen. Ab dem [Datum der Rückkehr] stehen wir Ihnen wieder zur Verfügung. Vielen Dank für Ihr Verständnis.»
Einzelner Feiertag
«Guten Tag, [Unternehmen] ist heute [Datum] wegen des Feiertags geschlossen. Ab morgen [Datum] sind wir wieder wie gewohnt für Sie da. Bis bald!»
Außerordentliche Schließung
Fachmesse
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Unser Team ist ausnahmsweise vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro, da es an der Messe [Name] teilnimmt. Hinterlassen Sie uns bitte eine Nachricht, wir melden uns nach unserer Rückkehr am [Datum] bei Ihnen.»
Bauarbeiten oder Wartungsarbeiten
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Unsere Räumlichkeiten sind ausnahmsweise vom [Datum] bis zum [Datum] wegen Renovierungsarbeiten geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder für Sie da. Vielen Dank für Ihre Geduld.»
Zusammensetzung des Teams
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Unser Team nimmt am [Datum] an einer Schulung teil. Ab dem [Datum der Rückkehr] sind wir wieder telefonisch erreichbar. Sie können uns eine Nachricht hinterlassen, wir melden uns dann umgehend bei Ihnen.»
Jahresabschluss (Industrie, Baugewerbe)
Jährliche Betriebsferien im Baugewerbe
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Aufgrund unserer jährlichen Betriebsferien sind unsere Baustellen und Büros vom [Datum] bis zum [Datum] geschlossen. Wir nehmen unsere Tätigkeit am [Datum] wieder auf. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Ansprechpartner].»
Industriestandort
«Guten Tag, Sie sind bei [Unternehmen] durchgeschaltet. Unser Betrieb ist vom [Datum] bis zum [Datum] wegen Betriebsferien geschlossen. Die Produktion wird am [Datum] wieder aufgenommen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.»
Unerwartete Abwesenheit
Einmalige Abwesenheit
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Wir haben heute ausnahmsweise geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder für Sie da. Vielen Dank für Ihr Verständnis und bis bald.»
Krankheitsurlaub oder unvorhergesehene Abwesenheit
«Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Aufgrund einer unvorhergesehenen Abwesenheit sind wir bis zum [Datum] nicht erreichbar. Hinterlassen Sie uns bitte eine Nachricht mit Ihren Kontaktdaten, wir melden uns dann umgehend bei Ihnen, sobald wir wieder da sind.»
Fehler, die Sie in Ihrer Schließungsankündigung vermeiden sollten
Vergessen, bei der Rückkehr die übliche Nachricht zu hinterlassen
Ein Anrufbeantworter, der immer noch eine bereits vergangene Schließung ankündigt, wirkt unprofessionell. Mit Voconix, speichern Sie Ihre übliche Nachricht im Verlauf und wechseln Sie bei Ihrer Rückkehr mit einem Klick wieder dorthin zurück, ohne alles erneut aufzeichnen zu müssen.
Kein genaues Rückgabedatum angeben
«Wir haben geschlossen» ohne Angabe eines Datums veranlasst den Anrufer dazu, sich an die Konkurrenz zu wenden, anstatt in Ungewissheit zu warten. Ein genaues Datum – selbst wenn es nur ungefähr ist – wirkt beruhigend und hält den Anrufer bei der Stange.
Im Notfall keine Alternative anbieten
Für Handwerker, Angehörige der Gesundheitsberufe oder Anbieter sensibler Dienstleistungen führt das Fehlen eines Notfallkontakts zum Verlust von Kunden, die nicht warten können. Eine Bereitschaftsnummer oder ein Kollege, der die Versorgung übernimmt, begrenzt diesen Verlust.
Die Botschaft am Tag vor der Abreise spontan formulieren
Eine Nachricht, die in letzter Minute, unter Lärm oder zögerlich aufgenommen wurde, schadet dem professionellen Image. Bereiten Sie die Aufnahme daher bereits einige Tage vor Geschäftsschluss vor.
Das Schließen der Online-Buchungsfenster vergessen
Wenn Ihr Unternehmen auf Online-Terminvereinbarungen basiert, sollten Sie daran denken, die Termine während der Schließungszeit zu sperren, um nicht eingehaltene Reservierungen zu vermeiden.
Wartemusik und Urheberrechte während Ihrer Schließung
Wenn Sie Ihre Wartemusik für die Schließungszeit individuell gestalten (sommerliche Atmosphäre, Festmusik), sollten Sie beachten, dass möglicherweise SACEM- und SCPA-Gebühren anfallen, wenn Sie kommerzielle Musik ausstrahlen. Unser umfassender Leitfaden zu den SACEM- und SCPA-Rechten gibt die genauen Beträge entsprechend Ihrer Zeilenanzahl sowie die gebührenfreien Alternativen an.
Erstellen Sie mit Voconix in nur 2 Minuten Ihre Schließungsankündigung
Man braucht weder ein Studio noch eine improvisierte Aufnahme. Mit Voconix, Ihre Schließungsankündigung ist in vier Schritten fertig:
1. Wählen Sie eine Vorlage aus oder verfassen Sie Ihren eigenen Text
Passen Sie eines der 15 oben aufgeführten Skripte an Ihr Unternehmen an oder verfassen Sie je nach Anlass Ihre eigene Nachricht.
2. Wählen Sie Ihre übliche Stimme aus
Verwenden Sie dieselbe Stimme wie in Ihren anderen Nachrichten (vorab angemeldet, Anrufbeantworter), um auch während der Schließung ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten.
3. Fügen Sie bei Bedarf Musik hinzu
Wählen Sie aus über 10.000 Titeln einen Song aus, um Ihre Warteschleifenmusik während dieses Zeitraums zu untermalen.
4. Laden Sie den Schalter herunter und programmieren Sie ihn
Die Datei ist in 30 Sekunden fertig. Planen Sie die Aktivierung und speichern Sie Ihre übliche Nachricht im Verlauf, damit Sie bei Ihrer Rückkehr über automatische Lieferung an Ihren Installateur.
Voconix
Lassen Sie während Ihres Urlaubs keinen Anruf mehr unbeantwortet
Erstellen Sie Ihre Abwesenheitsansage im gleichen Stil wie Ihre anderen Nachrichten, legen Sie den Zeitpunkt für die Aktivierung fest und schalten Sie bei Ihrer Rückkehr mit einem Klick wieder Ihre übliche Nachricht ein. Die erste Nachricht ist kostenlos, ganz ohne Kreditkarte.
Meine Schließungsanzeige kostenlos erstellenFAQ: Ankündigung von Schließungen und Urlaub
Was sollte eine Abwesenheitsansage enthalten?
Vier wesentliche Punkte: der Grund für die Schließung, die genauen Daten der Schließung und der Wiedereröffnung, eine alternative Kontaktmöglichkeit für Notfälle sowie ein Dankeschön für das Verständnis des Anrufers.
Wie lange vor Geschäftsschluss muss die Anzeige aufgegeben werden?
Am besten einige Tage vor der Abreise, um Last-Minute-Maßnahmen zu vermeiden. Wenn Sie viele Anrufe erhalten, können Sie die Funktion sogar schon eine Woche vorher aktivieren, um Ihre Kunden rechtzeitig zu informieren.
Soll die Ansage auf den Anrufbeantworter, die Vorab-Ansage oder beides gesetzt werden?
Der Anrufbeantworter hat Vorrang, da er die vollständigen Informationen übermittelt. Der vorab angemeldet ist eine sinnvolle Ergänzung, wenn Sie vor Geschäftsschluss viele Anrufe erhalten, um bereits in der ersten Sekunde darauf hinzuweisen.
Wie kündigt man eine außerplanmäßige Schließung an, die nicht mit Urlaub zusammenhängt?
Das gleiche Format gilt: Grund (Messe, Bauarbeiten, Fortbildung), genaue Daten, alternative Kontaktmöglichkeit, Dankesformel. Lediglich der Grund unterscheidet sich von einer klassischen Urlaubsankündigung.
Wie kann man vermeiden, nach dem Urlaub zu vergessen, wieder die normale Nachricht einzustellen?
Tragen Sie am Tag der Wiederaufnahme eine Erinnerung in Ihren Kalender ein. Mit Voconix, Sie können Ihre übliche Nachricht auch in Ihrem Verlauf speichern und mit einem Klick wieder aufrufen, ohne sie erneut aufzeichnen zu müssen.
Muss während der Schließungszeit eine Notrufnummer angegeben werden?
Bei Tätigkeiten, bei denen es häufig zu Notfällen kommt (Handwerker, Gesundheitsberufe, technische Dienste), ja: Eine Bereitschaftsnummer oder ein Kollege, der die Vertretung übernimmt, verhindert, dass dringende Anfragen während Ihrer Abwesenheit verloren gehen.
Wie geht man mit der Wartemusik während der Feiertage oder im Urlaub um?
Sie können Ihre Wartemusik für diesen Anlass individuell gestalten. Wenn Sie kommerzielle Musik abspielen, fallen Gebühren der SACEM und der SCPA an: Lesen Sie unseren speziellen Leitfaden für weitere Informationen.
Kann man das Ein- und Ausschalten der Schließungsankündigung automatisieren?
Mit Voconix, erstellen Sie die Datei im Voraus und programmieren sie über Ihr Installationsprogramm. So vermeiden Sie, dass Sie das Ein- oder Ausschalten vergessen.
Welche Stimme sollte man für eine Urlaubsankündigung wählen?
Der gleiche Ton wie in Ihren anderen geschäftlichen Nachrichten, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten. Bei einer Urlaubsankündigung kann der Ton etwas freundlicher sein als bei einer Standard-Begrüßungsnachricht.
Wie melde ich eine unvorhergesehene Abwesenheit (Krankheit, Notfall)?
Halten Sie es einfach und beruhigend: Geben Sie an, dass Sie abwesend sind, ohne den Grund näher zu erläutern, wenn es sich um persönliche Gründe handelt, nennen Sie ein voraussichtliches Rückkehrdatum – auch wenn es nur ein ungefährer Zeitpunkt ist – und bieten Sie an, eine Nachricht zu hinterlassen, damit man sich wieder bei Ihnen melden kann.
Sollten auch die Online-Buchungsfenster geschlossen werden?
Ja, wenn Ihr Geschäft auf Terminvereinbarungen oder „Click & Collect“ basiert, sperren Sie bitte die Zeitfenster, die Ihrem Schließungszeitraum entsprechen, um nicht eingehaltene Reservierungen zu vermeiden.
Wie viel kostet die Erstellung einer Schließungsanzeige mit Voconix?
Die erste Nachricht ist kostenlos und erfordert keine Kreditkarte. Die folgenden Pakete richten sich nach der Anzahl der zu erstellenden Nachrichten. Die Preise finden Sie unter https://voconix.fr/#tarif.
